Bản sao phù hợp là gì?

Các bản sao phù hợp là các bản sao chính xác của một tài liệu được chuẩn bị khi không thể sao chép một bản sao của tài liệu gốc.Về cơ bản, điều này làm cho bản sao phù hợp trở thành một sự tái tạo của bản gốc.Để trở thành loại bản sao này, tài liệu phải bao gồm tất cả các yếu tố của bản gốc, không có thay đổi trong từ ngữ hoặc cấu trúc, bất kể các thay đổi nhỏ hay không đáng kể có thể xuất hiện như thế nào.Một bản sao phù hợp có thể được sử dụng trong một số trường hợp.Các hệ thống tòa án cho phép sử dụng các tài liệu đó và thường sử dụng chúng cho mục đích nộp đơn.Khi đây là trường hợp, bản sao được gõ và xây dựng chính xác như bản gốc.Ngoài ra, bất kỳ ký hiệu nào viết tay trong lề cũng sẽ được đưa vào tài liệu.Một thư ký tòa án sẽ so sánh bản sao với bản gốc để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của hai tài liệu đều giống nhau, bao gồm bất kỳ ngày nào.Nếu chữ ký của Thẩm phán xuất hiện trên bản gốc, thẩm phán cũng có thể ký bản sao phù hợp hoặc tên thẩm phán có thể được gõ và ghi ngày vào các trường thích hợp.Sau khi so sánh hoàn tất và nhân viên bán hàng xác định các tài liệu là gương của nhau, bản sao được đóng dấu và gán một ngày nộp đơn.Các doanh nghiệp cũng sử dụng định dạng này.Đây thường là trường hợp khi nhiều bộ phận cần truy cập vào hợp đồng và các tài liệu quan trọng khác.Các tài liệu đã ký ban đầu thường được duy trì ở một vị trí an toàn, trong khi một bản sao hoặc bản sao phù hợp được cung cấp để sử dụng chung giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức.Cách tiếp cận này đảm bảo luôn có một bản sao của tài liệu đã ký ban đầu trong tay, nhưng cho phép truy cập rộng rãi vào các điều khoản và điều kiện của một tài liệu nhất định cho những người cần thông tin này để hỗ trợ khách hàng hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc của họ.Cùng một cá nhân phục vụ như người ký trên tài liệu gốc có thể ký một bản sao phù hợp.Nếu điều này là không thể hoặc thực tế, tên cá nhân có thể được nhập vào trường chữ ký.Theo cách tương tự, có thể chứng nhận hoặc công chứng một bản sao phù hợp.Tuy nhiên, hành động này thường được coi là không cần thiết.