Τι είναι ο έλεγχος εκτύπωσης;

Ένας έλεγχος εκτύπωσης διεξάγεται συνήθως από μεγάλους οργανισμούς εν αναμονή μιας αίτησης υπηρεσιών εκτύπωσης για πρόταση ή ανανέωση συμβάσεων.Ο πρωταρχικός σκοπός ενός ελέγχου εκτύπωσης είναι η συλλογή μετρήσεων σχετικά με τη χρήση της τρέχουσας χρήσης του εκτυπωτή, τις διαφορετικές μεθόδους πρόσβασης στους πόρους εκτύπωσης και τον προσδιορισμό του συνολικού λειτουργικού κόστους που σχετίζονται με τις δραστηριότητες εκτύπωσης.Ο όρος έλεγχος συνδέεται συνήθως με μια λεπτομερή οικονομική ανασκόπηση.Ωστόσο, ο κύριος σκοπός οποιουδήποτε ελέγχου είναι για τους αμερόληπτους επαγγελματίες να συλλέγουν πληροφορίες και να παράσχουν μια επίσημη έκθεση για να βοηθήσουν στη λήψη αποφάσεων σε εκτελεστικό επίπεδο.

Το πεδίο εφαρμογής ενός ελέγχου εκτύπωσης πρέπει να καθορίζεται σαφώς στην αρχή της διαδικασίας για να εξασφαλίσειμια βιώσιμη απάντηση.Ο ορισμός μιας λειτουργίας εκτύπωσης ή σχετικής εργασίας είναι κρίσιμος, καθώς οι υποθέσεις μπορούν να οδηγήσουν σε ελαττωματικά συμπεράσματα.Για παράδειγμα, ένας έλεγχος εκτύπωσης μπορεί να περιλαμβάνει φωτοτυπίες, ηλεκτρονική σάρωση εγγράφων και εργασίες εκτύπωσης ή ένα μείγμα αυτών των επιλογών.Σε άλλες επιχειρήσεις ή βιομηχανίες, η εκτύπωση μπορεί να περιλαμβάνει όλους τους εξωτερικούς προμηθευτές εκτύπωσης ή συμβάσεις για αντικείμενα όπως φυλλάδια, φυλλάδια και συναφή αντικείμενα.

Το πρώτο βήμα σε οποιοδήποτε έλεγχο εκτύπωσης είναι η συλλογή μετρήσεων χρήσης.Όλοι οι εκτυπωτές διαθέτουν έναν μετρητή αντιγράφων και οι ψηφιακές μονάδες αποθηκεύουν αυτές τις πληροφορίες ηλεκτρονικά.Ορισμένοι εκτυπωτές είναι γνωστοί ως μονάδες πολλαπλών λειτουργιών και έχουν τη δυνατότητα να εκτυπώσουν, να σαρώνουν και να φωτοτυπώνουν.Οι μετρήσεις για κάθε ένα από αυτά τα καθήκοντα αποθηκεύονται ξεχωριστά.Οι μονάδες που διαθέτουν τόσο το χρώμα όσο και τις ασπρόμαυρες επιλογές διαχωρίζουν επίσης αυτές τις δύο εργασίες για μεγαλύτερη ακρίβεια.Υπάρχουν συχνά πολλαπλές διαδικασίες στον ίδιο οργανισμό και αυτό μπορεί να βασίζεται στους τύπους των υπηρεσιών που έχουν πρόσβαση.Για παράδειγμα, ένα σύγχρονο γραφείο διαθέτει έναν πλήρως δικτυωμένο εκτυπωτή που συνήθως μοιράζεται μια ομάδα ανθρώπων.Άλλες εγκαταστάσεις ενδέχεται να έχουν μεμονωμένους εκτυπωτές που βρίσκονται σε κάθε σταθμό εργασίας.Μεγάλες εργασίες εκτύπωσης ή ειδικά αιτήματα μπορούν να σταλούν σε μια λίστα επιλεγμένων πωλητών ή μία τυχαία επιλεγμένη από τον τηλεφωνικό κατάλογο.

Το συνολικό λειτουργικό κόστος για όλες τις δραστηριότητες που σχετίζεται με την εκτύπωση αποτελεί ουσιαστικό μέρος οποιουδήποτε ελέγχου εκτύπωσης.Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνουν το κόστος σταθερού εξοπλισμού, τα αναλώσιμα, τις υπηρεσίες επισκευής, το εξωτερικό κόστος εκτύπωσης, τις απαιτήσεις ηλεκτρικής ενέργειας και χώρου.Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, το συνολικό κόστος εκτύπωσης είναι αρκετά υψηλό και είναι ένα εξαιρετικό μέρος για την εισαγωγή μέτρων εξοικονόμησης κόστους.Κατά τη μέτρηση του συνολικού λειτουργικού κόστους, πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί ο χρόνος του προσωπικού που αφιερώνεται στη συντήρηση και υποστήριξη αυτών των μονάδων.