Apa itu audit cetak?

Audit Audit cetak biasanya dilakukan oleh organisasi besar untuk mengantisipasi permintaan layanan cetak untuk proposal atau pembaruan kontrak.Tujuan utama dari audit cetak adalah untuk mengumpulkan metrik pada penggunaan printer saat ini, berbagai metode mengakses sumber daya pencetakan, dan menentukan total biaya operasional yang terkait dengan kegiatan pencetakan.Istilah audit biasanya terkait dengan tinjauan keuangan terperinci.Namun, tujuan utama dari audit apa pun adalah untuk para profesional yang tidak memihak untuk mengumpulkan informasi dan memberikan laporan formal untuk membantu dalam pengambilan keputusan di tingkat eksekutif.

Ruang lingkup audit cetak harus didefinisikan dengan jelas pada awal proses untuk memastikanrespons yang layak.Definisi fungsi cetak atau pekerjaan terkait sangat penting, karena asumsi dapat menghasilkan kesimpulan yang salah.Misalnya, audit cetak dapat mencakup fotokopi, pemindaian dokumen elektronik, dan pekerjaan cetak atau campuran opsi ini.Di perusahaan atau industri lain, pencetakan dapat mencakup semua pemasok pencetakan eksternal atau kontrak untuk barang -barang seperti brosur, pamflet, dan item terkait.

Langkah pertama dalam audit cetak adalah mengumpulkan metrik penggunaan.Semua printer memiliki penghitung salinan, dan unit digital menyimpan informasi ini secara elektronik.Beberapa printer dikenal sebagai unit multi-fungsi dan memiliki kemampuan untuk mencetak, memindai, dan fotokopi.Metrik untuk masing -masing tugas ini disimpan secara terpisah.Unit yang memiliki opsi warna dan hitam dan putih juga memisahkan kedua tugas ini untuk akurasi yang lebih besar.

Audit cetak yang komprehensif harus mencakup informasi tentang bagaimana sumber daya pencetakan diakses.Sering ada beberapa proses dalam organisasi yang sama, dan ini dapat didasarkan pada jenis layanan yang diakses.Misalnya, kantor modern memiliki printer yang sepenuhnya berjejaring yang biasanya dibagikan oleh sekelompok orang.Fasilitas lain mungkin memiliki printer individual yang terletak di setiap workstation.Pekerjaan cetak besar atau permintaan khusus dapat dikirim ke daftar vendor tertentu atau satu yang dipilih secara acak dari buku telepon.

Total biaya operasi untuk semua aktivitas terkait cetak adalah bagian penting dari setiap audit cetak.Informasi ini harus mencakup biaya peralatan tetap, barang habis pakai, layanan perbaikan, biaya pencetakan eksternal, listrik, dan persyaratan ruang.Bagi sebagian besar perusahaan, total biaya aktivitas pencetakan cukup tinggi dan merupakan tempat yang tepat untuk memperkenalkan langkah-langkah penghematan biaya.Saat mengukur total biaya operasi, waktu staf yang didedikasikan untuk pemeliharaan dan dukungan unit -unit ini juga harus dimasukkan.