Kiểm toán in là gì?

Một cuộc kiểm toán in thường được thực hiện bởi các tổ chức lớn dự đoán yêu cầu dịch vụ in cho đề xuất hoặc gia hạn hợp đồng.Mục đích chính của kiểm toán in là thu thập các số liệu về sử dụng máy in hiện tại, các phương pháp khác nhau để truy cập tài nguyên in và xác định tổng chi phí hoạt động liên quan đến các hoạt động in.Thuật ngữ kiểm toán thường được liên kết với một đánh giá tài chính chi tiết.Tuy nhiên, mục đích chính của bất kỳ kiểm toán nào là cho các chuyên gia vô tư thu thập thông tin và cung cấp một báo cáo chính thức để hỗ trợ ra quyết định ở cấp điều hành.một phản ứng khả thi.Định nghĩa của một chức năng in hoặc công việc liên quan là rất quan trọng, vì các giả định có thể dẫn đến kết luận bị lỗi.Ví dụ, kiểm toán in có thể bao gồm photocopy, quét tài liệu điện tử và công việc in hoặc kết hợp các tùy chọn này.Trong các công ty hoặc ngành công nghiệp khác, in ấn có thể bao gồm tất cả các nhà cung cấp in bên ngoài hoặc hợp đồng cho các mặt hàng như tài liệu quảng cáo, tờ rơi và các mặt hàng liên quan.Bước đầu tiên trong bất kỳ kiểm toán in nào là thu thập số liệu sử dụng.Tất cả các máy in có một bộ đếm bản sao và các đơn vị kỹ thuật số lưu trữ thông tin này bằng điện tử.Một số máy in được gọi là đơn vị đa chức năng và có khả năng in, quét và sao chép.Các số liệu cho mỗi nhiệm vụ này được lưu trữ riêng.Các đơn vị có cả tùy chọn màu và đen và trắng cũng tách biệt hai nhiệm vụ này để có độ chính xác cao hơn.

aud Một cuộc kiểm toán in toàn diện phải bao gồm thông tin về cách truy cập tài nguyên in.Thường có nhiều quy trình trong cùng một tổ chức và điều này có thể dựa trên các loại dịch vụ đang được truy cập.Ví dụ, một văn phòng hiện đại có một máy in được nối mạng hoàn toàn thường được chia sẻ bởi một nhóm người.Các cơ sở khác có thể có máy in riêng lẻ ở mỗi máy trạm.Các công việc in lớn hoặc các yêu cầu đặc biệt có thể được gửi đến danh sách các nhà cung cấp được chọn hoặc một công việc được chọn ngẫu nhiên từ danh bạ điện thoại.Tổng chi phí vận hành cho tất cả các hoạt động liên quan đến in là một phần thiết yếu của bất kỳ kiểm toán in.Thông tin này phải bao gồm chi phí thiết bị cố định, vật tư tiêu hao, dịch vụ sửa chữa, chi phí in ngoài, điện và yêu cầu không gian.Đối với hầu hết các công ty, tổng chi phí của hoạt động in là khá cao và là một nơi tuyệt vời để giới thiệu các biện pháp tiết kiệm chi phí.Khi đo tổng chi phí vận hành, thời gian của nhân viên dành riêng cho việc bảo trì và hỗ trợ của các đơn vị này cũng phải được bao gồm.