Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών;

Ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών είναι μια μεθοδολογία που χρησιμοποιείται συνήθως για το σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τη διαχείριση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας.Ο όρος διαχείριση της διαδικασίας χρησιμοποιείται για να εξηγήσει όλα τα βήματα που ακολουθούνται για να αποκτήσουν καλύτερη κατανόηση των απαιτήσεων των πελατών και να καθορίσουν τον πιο οικονομικό τρόπο για την κάλυψη αυτών των αναγκών.Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών μπορεί να είναι είτε μια σειρά βημάτων και εργασιών είτε ένα σύστημα λογισμικού υπολογιστή.Ανεξάρτητα από τον τύπο του συστήματος, υπάρχει μια σειρά συγκεκριμένων καθηκόντων και βημάτων που συνήθως πρέπει να ολοκληρωθούν.

Κάθε σύστημα διαχείρισης διαδικασιών συνήθως περιλαμβάνει έξι καθήκοντα, τα οποία πρέπει να ολοκληρωθούν με τάξη.Το πρώτο καθήκον είναι να καθορίσουμε τη διαδικασία, να κατανοήσουμε τις ανάγκες του πελάτη, καθώς και τους κινδύνους και τις προκλήσεις για τον οργανισμό για την κάλυψη αυτών των αναγκών.Μια σαφώς καθορισμένη διαδικασία είναι συνήθως απαραίτητη καθώς η ομάδα των επιχειρηματικών αναλυτών θα επιστρέψει σε αυτό το στοιχείο συνεχώς κατά τη διάρκεια του έργου.

Οπτικοποίηση της ιδανικής διαδικασίας είναι η επόμενη εργασία.Αυτή η διαδικασία απαιτεί σαφή κατανόηση της διαδικασίας, των βιομηχανικών προτύπων, των κυβερνητικών κανονισμών και των άλλων κανόνων που διέπουν την επιχειρηματική διαδικασία.Εκτός από την κατανόηση των απαιτήσεων τρίτων, η τρέχουσα δομή του οργανισμού και τα ήδη συστήματα που υπάρχουν ήδη πρέπει να ληφθούν υπόψη.ενός συστήματος διαχείρισης διαδικασιών θα βοηθήσει στις επιχειρηματικές δραστηριότητες.Συγκεκριμένα, πρέπει να τεκμηριωθούν πληροφορίες σχετικά με το ποσοστό κύκλου εργασιών, τον χρόνο επεξεργασίας, τον χρόνο απόκρισης του πελάτη και τυχόν καθυστερήσεις ή συμφόρηση.Αυτές οι τιμές θα αναφέρονται μέσω της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης διαδικασιών και θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν μετά την εφαρμογή τυχόν αλλαγών για την αξιολόγηση της επιτυχίας της διαδικασίας.Όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών, είναι απαραίτητο να συμπεριληφθεί η ανάπτυξη και εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων στο σύστημα.Αυτοί οι έλεγχοι απαιτούνται για τη διαχείριση της πρόσβασης, την παροχή διαδρομών ελέγχου και για την υποστήριξη του οργανισμού.Οι εκθέσεις δραστηριότητας παρέχονται σε κάθε στάδιο και διανέμονται στους ενδιαφερόμενους και τους ιδιοκτήτες επιχειρηματικών διαδικασιών.Σκοπός αυτών των εκθέσεων είναι να ενημερώνονται όλοι για το καθεστώς του έργου και να τεκμηριώσουν όλες τις πληροφορίες που έμαθαν στη διαδικασία.Ο δεύτερος τύπος αναφοράς βασίζεται στις συναλλαγές που εμφανίζονται, τα αναγνωρισμένα ζητήματα, τα ποσοστά κύκλου εργασιών και άλλες τιμές που χρησιμοποιούνται συνήθως για τη μέτρηση της απόδοσης.