Hệ thống quản lý quy trình là gì?

Một hệ thống quản lý quy trình là một phương pháp thường được sử dụng để lập kế hoạch, giám sát và quản lý một quy trình kinh doanh.Thuật ngữ quản lý quy trình được sử dụng để giải thích tất cả các bước theo sau để hiểu rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng và xác định cách hiệu quả nhất để đáp ứng các nhu cầu này.Điều quan trọng cần lưu ý là một hệ thống quản lý quy trình có thể là một loạt các bước và tác vụ hoặc hệ thống phần mềm máy tính.Bất kể loại hệ thống nào, có một loạt các nhiệm vụ và các bước cụ thể thường phải được hoàn thành. Mỗi hệ thống quản lý quy trình thường liên quan đến sáu nhiệm vụ, tất cả đều phải được hoàn thành theo thứ tự.Nhiệm vụ đầu tiên là xác định quy trình, hiểu nhu cầu của khách hàng, cũng như các rủi ro và thách thức đối với tổ chức trong việc đáp ứng các nhu cầu đó.Một quy trình được xác định rõ ràng thường là điều cần thiết vì nhóm các nhà phân tích kinh doanh sẽ liên tục quay lại mặt hàng này trong suốt thời gian của dự án. Trực quan hóa quy trình lý tưởng là nhiệm vụ tiếp theo.Quá trình này đòi hỏi một sự hiểu biết rõ ràng về quy trình, tiêu chuẩn ngành, quy định của chính phủ và bất kỳ quy tắc nào khác chi phối quy trình kinh doanh.Ngoài việc hiểu các yêu cầu của bên thứ ba, cấu trúc hiện tại của tổ chức và bất kỳ hệ thống nào cũng phải được xem xét.của một hệ thống quản lý quy trình sẽ hỗ trợ trong các hoạt động kinh doanh.Cụ thể, thông tin về tỷ lệ doanh thu, thời gian xử lý, thời gian phản hồi của khách hàng và bất kỳ sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn nào cũng phải được ghi lại.Các giá trị này sẽ được đề cập thông qua việc thực hiện hệ thống quản lý quy trình và nên được sử dụng sau khi bất kỳ thay đổi nào được thực hiện để đánh giá sự thành công của quy trình.

Điều khiển nội bộ được yêu cầu trong bất kỳ quy trình nào và các điều khiển hiện tại thường phải được ghi lại.Khi sử dụng một hệ thống quản lý quy trình, điều cần thiết là bao gồm việc phát triển và thực hiện các điều khiển nội bộ vào hệ thống.Các điều khiển này được yêu cầu để quản lý quyền truy cập, cung cấp các dấu vết kiểm toán và để hỗ trợ tổ chức. Trong quá trình thực hiện hệ thống quản lý quy trình, có hai loại báo cáo được phát triển.Báo cáo hoạt động được cung cấp ở mọi giai đoạn và phân phối cho các bên liên quan và chủ sở hữu quy trình kinh doanh.Mục đích của các báo cáo này là để thông báo cho mọi người về tình trạng của dự án và ghi lại tất cả các thông tin đã học trong quy trình.Loại báo cáo thứ hai dựa trên các giao dịch xảy ra, các vấn đề được xác định, tỷ lệ doanh thu và các giá trị khác thường được sử dụng để đo lường hiệu suất.