Apa itu sistem manajemen proses?
Sistem manajemen proses adalah metodologi yang biasanya digunakan untuk merencanakan, memantau, dan mengelola proses bisnis.Istilah manajemen proses digunakan untuk menjelaskan semua langkah yang diikuti untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang persyaratan klien, dan menentukan cara yang paling hemat biaya untuk memenuhi kebutuhan ini.Penting untuk dicatat bahwa sistem manajemen proses dapat berupa serangkaian langkah dan tugas, atau sistem perangkat lunak komputer.Terlepas dari jenis sistem, ada serangkaian tugas dan langkah -langkah spesifik yang biasanya harus diselesaikan.
Setiap sistem manajemen proses biasanya melibatkan enam tugas, yang semuanya harus diselesaikan secara berurutan.Tugas pertama adalah mendefinisikan proses, memahami kebutuhan klien, serta risiko dan tantangan bagi organisasi dalam memenuhi kebutuhan tersebut.Proses yang jelas biasanya sangat penting karena tim analis bisnis akan kembali ke item ini secara terus -menerus selama panjang proyek.
Memvisualisasikan proses yang ideal adalah tugas berikutnya.Proses ini membutuhkan pemahaman yang jelas tentang proses, standar industri, peraturan pemerintah dan aturan lain yang mengatur proses bisnis.Selain memahami persyaratan pihak ketiga, struktur organisasi saat ini, dan sistem apa pun yang sudah ada juga harus dipertimbangkan.
Metrik adalah cara terbaik untuk mengembangkan garis dasar dari proses bisnis saat ini dan menentukan bagaimana aplikasisistem manajemen proses akan membantu dalam operasi bisnis.Secara khusus, informasi tentang tingkat turnover, waktu pemrosesan, waktu respons pelanggan, dan setiap penundaan atau kemacetan harus didokumentasikan.Nilai -nilai ini akan dirujuk melalui implementasi sistem manajemen proses dan harus digunakan setelah perubahan apa pun diimplementasikan untuk mengevaluasi keberhasilan proses.
Kontrol internal diperlukan dalam proses apa pun, dan kontrol saat ini biasanya harus didokumentasikan.Saat menggunakan sistem manajemen proses, penting untuk memasukkan pengembangan dan implementasi kontrol internal ke dalam sistem.Kontrol ini diperlukan untuk mengelola akses, menyediakan jalur audit, dan untuk mendukung organisasi.
Selama implementasi sistem manajemen proses, ada dua jenis laporan yang dikembangkan.Laporan kegiatan disediakan di setiap tahap dan didistribusikan kepada pemangku kepentingan dan pemilik proses bisnis.Tujuan dari laporan ini adalah untuk memberi tahu semua orang tentang status proyek dan untuk mendokumentasikan semua informasi yang dipelajari dalam proses tersebut.Jenis laporan kedua didasarkan pada transaksi yang terjadi, masalah yang diidentifikasi, tingkat turnover, dan nilai -nilai lain yang biasanya digunakan untuk mengukur kinerja.