Τι είναι ένα γραφείο προμηθειών;

Ένα γραφείο προμηθειών ή τμήμα είναι συνήθως οργανωμένο στο πλαίσιο του χαρτοφυλακίου χρηματοδότησης μιας μεγάλης εταιρείας ή οργανισμού.Υπάρχουν δύο οργανωτικές δομές που χρησιμοποιούνται για την προμήθεια: συγκεντρωτικά και ειδικά φυτά.Σε ένα κεντρικό γραφείο προμηθειών, όλα τα αιτήματα και οι δραστηριότητες αγοράς διαχειρίζονται μια κεντρική διοικητική ομάδα.Σε μια συγκεκριμένη δομή φυτών, κάθε φυσική εγκατάσταση έχει το δικό της γραφείο προμηθειών.

Στο πλαίσιο της κεντρικής προμήθειας, υπάρχουν συνήθως πέντε ρόλοι: αγοραστής, υπεύθυνος προμηθειών, διευθυντής προμηθειών, διευθυντής και αναλυτής προμηθειών.Και τα πέντε μέλη μιας ομάδας προμηθειών παρέχουν υπηρεσίες σε κάθε τμήμα της οργανωτικής δομής.Οι χρήστες του τμήματος μπορούν να υποβάλουν τα αιτήματα αγοράς τους ηλεκτρονικά ή μέσω τηλεφώνου, φαξ ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Το Κεντρικό Γραφείο Προμηθειών έχει σχεδιαστεί για να διαχειρίζεται τις απαιτήσεις του πελάτη, εξασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με την πολιτική προμηθειών.

Προκειμένου να πληρούν τις προϋποθέσεις για μια θέση στην προμήθεια, όλοι οι υποψήφιοι υποχρεούνται να ολοκληρώσουν ένα ελάχιστο δίπλωμα κολλεγίων στις επιχειρήσεις ή στην αγορά.Το επαγγελματικό προσωπικό των προμηθειών έχει συνήθως έναν επαγγελματικό προσδιορισμό, όπως η Certified Proformation Professional Reg.(CPP ).Στο κεντρικό μοντέλο, ο αγοραστής είναι μια θέση εισόδου.Ο υπάλληλος προμηθειών και ο αναλυτής είναι και οι δύο επαγγελματικές θέσεις, με τον διευθυντή προμηθειών να κατέχει εποπτικές ευθύνες.Ο διευθυντής προμηθειών θέτει τη στρατηγική κατεύθυνση και εμπλέκεται στις διαπραγματεύσεις υψηλής αξίας.

Σε μια συγκεκριμένη δομή φυτών, το άτομο με την υψηλότερη κατάταξη στο γραφείο είναι συνήθως ένας διαχειριστής προμηθειών.Κάθε διαχειριστής προμηθειών μπορεί να έχει έναν ή δύο αξιωματικούς αγορών και αρκετούς αγοραστές στο προσωπικό.Ο συνολικός αριθμός του προσωπικού εξαρτάται από το μέγεθος της εγκατάστασης και τον όγκο της αγοράς.Οι διαχειριστές αγορών αναφέρουν συνήθως στον Οικονομικό Διευθυντή ή τον ελεγκτή του εργοστασίου ή της εγκατάστασης.

Ανεξάρτητα από την οργανωτική δομή, το πρωταρχικό καθήκον του προσωπικού των προμηθειών είναι να βρει τον καλύτερο δυνατό συνδυασμό τιμών, ποιότητας και υπηρεσίας.Κάθε μέλος του γραφείου αναμένεται να παρέχει υπηρεσίες στην ομάδα πελατών του, να κατανοήσει τις απαιτήσεις και να επικοινωνήσει με την κοινότητα των προμηθευτών.Η εύρεση των καλύτερων προμηθευτών και η οριστικοποίηση μιας εντολής αγοράς περιλαμβάνει μια σειρά βημάτων που έχουν σχεδιαστεί για να εξασφαλίσουν μια ανοιχτή, δίκαιη διαδικασία.

Η ανάλυση αγοράς είναι κατά κύριο λόγο μια κεντρική λειτουργία και μπορεί να οργανωθεί ως ευθύνη των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών.Αυτό το άτομο δημιουργεί αναφορές για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των δαπανών έναντι των συμβάσεων, των γενικών δαπανών και τη διασφάλιση της συμμόρφωσης της πολιτικής.Πρόσθετη κατάρτιση στις στατιστικές και τη διαχείριση δεδομένων απαιτούνται συχνά σε αυτόν τον ρόλο.Αυτές οι εκθέσεις παρέχονται συνήθως στην ανώτερη διοίκηση, τόσο για την παρακολούθηση των πραγματικών δαπανών όσο και για την παρακολούθηση της απόδοσης του Γραφείου Προμηθειών.