Văn phòng mua sắm là gì?

Một văn phòng hoặc bộ phận mua sắm thường được tổ chức trong danh mục tài chính của một công ty hoặc tổ chức lớn.Có hai cấu trúc tổ chức được sử dụng để mua sắm: tập trung và thực vật cụ thể.Trong một văn phòng mua sắm tập trung, tất cả các yêu cầu và hoạt động mua hàng được quản lý bởi một nhóm hành chính trung tâm.Trong một cấu trúc cụ thể của nhà máy, mỗi cơ sở vật lý có văn phòng mua sắm riêng.Trong phạm vi mua sắm tập trung, thường có năm vai trò: người mua, nhân viên mua sắm, giám đốc mua sắm, giám đốc và nhà phân tích mua sắm.Tất cả năm thành viên của một nhóm mua sắm cung cấp dịch vụ cho mọi bộ phận trong cơ cấu tổ chức.Người dùng bộ phận có thể gửi yêu cầu mua hàng của họ bằng điện tử hoặc qua điện thoại, fax hoặc email.Văn phòng mua sắm trung tâm được thiết kế để quản lý các yêu cầu của khách hàng, đồng thời đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm.Để đủ điều kiện cho một vị trí trong mua sắm, tất cả các ứng viên được yêu cầu hoàn thành bằng tốt nghiệp đại học trong kinh doanh hoặc mua hàng.Nhân viên mua sắm chuyên nghiệp thường có chỉ định chuyên nghiệp, chẳng hạn như Chứng chỉ Mua sắm Chuyên nghiệp (CPP reg;).Trong mô hình tập trung, người mua là một vị trí cấp nhập cảnh.Cán bộ mua sắm và nhà phân tích đều là vị trí chuyên nghiệp, với người quản lý mua sắm có trách nhiệm giám sát.Giám đốc mua sắm đặt ra định hướng chiến lược và tham gia vào các cuộc đàm phán có giá trị cao.Trong một cấu trúc cụ thể của nhà máy, người được xếp hạng cao nhất trong văn phòng thường là người quản lý mua sắm.Mỗi người quản lý mua sắm có thể có một hoặc hai nhân viên mua hàng và một số người mua trong đội ngũ nhân viên.Tổng số nhân viên phụ thuộc vào quy mô của cơ sở và khối lượng mua hàng.Các nhà quản lý mua hàng thường báo cáo cho Giám đốc tài chính hoặc kiểm soát viên trong nhà máy hoặc cơ sở.Bất kể cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ chính của nhân viên mua sắm là tìm sự kết hợp tốt nhất có thể của giá cả, chất lượng và dịch vụ.Mỗi thành viên của văn phòng dự kiến sẽ cung cấp dịch vụ cho nhóm khách hàng của mình, hiểu các yêu cầu và giao tiếp với cộng đồng nhà cung cấp.Tìm các nhà cung cấp tốt nhất và hoàn thiện đơn đặt hàng bao gồm một loạt các bước được thiết kế để đảm bảo một quy trình công bằng, công bằng.Phân tích mua hàng chủ yếu là một chức năng trung tâm và có thể được tổ chức như một trách nhiệm dịch vụ tài chính.Người này tạo ra các báo cáo để theo dõi hoạt động chi tiêu chống lại các hợp đồng, chi tiêu chung và đảm bảo tuân thủ chính sách.Đào tạo bổ sung về thống kê và quản lý dữ liệu thường được yêu cầu trong vai trò này.Các báo cáo này thường được cung cấp cho quản lý cấp cao, cả để theo dõi chi tiêu thực tế và để theo dõi hiệu suất của văn phòng mua sắm.