Apa itu kantor pengadaan?

Kantor atau departemen pengadaan biasanya diselenggarakan dalam portofolio keuangan perusahaan atau organisasi besar.Ada dua struktur organisasi yang digunakan untuk pengadaan: terpusat dan spesifik tanaman.Di kantor pengadaan terpusat, semua permintaan pembelian dan kegiatan dikelola oleh kelompok administrasi pusat.Dalam struktur spesifik tanaman, setiap fasilitas fisik memiliki kantor pengadaan sendiri.

Dalam pengadaan terpusat, biasanya ada lima peran: pembeli, petugas pengadaan, manajer pengadaan, direktur, dan analis pengadaan.Kelima anggota tim pengadaan menyediakan layanan untuk setiap departemen dalam struktur organisasi.Pengguna departemen dapat mengirimkan permintaan pembelian mereka secara elektronik atau melalui telepon, faks atau email.Kantor Pengadaan Pusat dirancang untuk mengelola persyaratan klien, sambil memastikan kepatuhan dengan kebijakan pengadaan.

Untuk memenuhi syarat untuk posisi dalam pengadaan, semua kandidat diharuskan untuk menyelesaikan ijazah perguruan tinggi minimum dalam bisnis atau pembelian.Staf pengadaan profesional biasanya memiliki penunjukan profesional, seperti Profesional Pengadaan Bersertifikat (CPP REG;).Dalam model terpusat, pembeli adalah posisi entry-level.Petugas pengadaan dan analis keduanya adalah posisi profesional, dengan manajer pengadaan yang memegang tanggung jawab pengawasan.Direktur Pengadaan menetapkan arah strategis dan terlibat dalam negosiasi bernilai tinggi.

Dalam struktur spesifik tanaman, orang berperingkat tertinggi di kantor biasanya adalah manajer pengadaan.Setiap manajer pengadaan mungkin memiliki satu atau dua petugas pembelian dan beberapa pembeli untuk staf.Jumlah total staf tergantung pada ukuran fasilitas dan volume pembelian.Manajer pembelian biasanya melapor kepada chief financial officer atau controller di dalam pabrik atau fasilitas.

Terlepas dari struktur organisasi, tugas utama staf pengadaan adalah menemukan kombinasi terbaik dari harga, kualitas, dan layanan.Setiap anggota kantor diharapkan memberikan layanan kepada kelompok kliennya, memahami persyaratan, dan berkomunikasi dengan komunitas pemasok.Menemukan pemasok terbaik dan menyelesaikan pesanan pembelian melibatkan serangkaian langkah yang dirancang untuk memastikan proses yang terbuka dan adil.

Analisis pembelian terutama merupakan fungsi sentral dan dapat diatur sebagai tanggung jawab jasa keuangan.Orang ini membuat laporan untuk melacak aktivitas pengeluaran terhadap kontrak, pengeluaran umum, dan memastikan kepatuhan kebijakan.Pelatihan tambahan dalam statistik dan manajemen data sering diperlukan dalam peran ini.Laporan -laporan ini biasanya diberikan kepada manajemen senior, baik untuk melacak pengeluaran aktual dan untuk memantau kinerja kantor pengadaan.