Τι είναι η πρόταση έργου;

Οι προτάσεις του έργου είναι έγγραφα που αποσκοπούν στην παρουσίαση ενός σχεδίου δράσης, περιγράφουν τους λόγους για τους οποίους η ενέργεια είναι απαραίτητη και να πείσει τον αναγνώστη να συμφωνήσει και να εγκρίνει την εφαρμογή των ενεργειών που συνιστώνται στο σώμα του εγγράφου.Σε πολλές περιπτώσεις, το έγγραφο συντάσσεται ως απάντηση σε αίτημα για πρόταση (RFP) που εκδίδεται από έναν τρέχοντα ή μελλοντικό πελάτη.Ωστόσο, ένα έγγραφο αυτού του τύπου μπορεί επίσης να είναι έτοιμο να εξυπηρετήσει έναν εσωτερικό σκοπό, ειδικά όταν κάποιος μέσα στην εταιρεία έχει μια ιδέα για το πώς να καταστήσει την εταιρεία πιο κερδοφόρα ή αποτελεσματική και χρειάζεται εξουσιοδότηση και υποστήριξη για την εφαρμογή της δράσης.

Σε κάθε περίπτωση, μια πρόταση έργου θα είναι σαφώς διατεταγμένη έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να ακολουθήσουν μια λογική εξέλιξη της σκέψης στο συμπέρασμα.Πολλές προτάσεις δείγματος προσφέρουν μια βασική κατευθυντήρια γραμμή που μπορεί να βοηθήσει ακόμη και τους αρχάριους να μπουν στην ταλάντευση της αποτελεσματικής γραφής προτάσεων.Οι κατευθυντήριες γραμμές προσδιορίζουν συνήθως πέντε βασικά στοιχεία ή τμήματα οποιασδήποτε πρότασης έργου: την εισαγωγή, το υπόβαθρο, τη στρατηγική, τον προϋπολογισμό ή τη χρηματοδότηση και τα αποτελέσματα.

Με το εισαγωγικό τμήμα μιας πρότασης έργου, η ιδέα είναι να πω στους αναγνώστες ποιο είναι το έργο και γιατί αξίζει να αφιερώσουμε χρόνο για να εξετάσουμε το έργο στην πρώτη θέση.Ουσιαστικά, αυτό το τμήμα χρησιμεύει για την επικύρωση του χρόνου και της προσπάθειας που δαπανάται για την παρουσίαση των δεδομένων καθώς και του χρόνου που απαιτείται για να διαβάσετε και να εξετάσετε τα πλεονεκτήματα και τη σκοπιμότητα του ίδιου του έργου.Η εισαγωγή δεν είναι ο τόπος για να παρουσιάσει τα καρύδια και τα μπουλόνια του έργου, μόνο για να καθορίσει το δυναμικό του και να καλλιεργήσει αρκετό ενδιαφέρον για να ενθαρρύνει τον αναγνώστη να μάθει περισσότερα.

Το υπόβαθρο εξηγεί τα βασικά σημεία της εισαγωγής, συχνά αναφέροντας συγκεκριμένους λόγουςΓιατί το σχέδιο του έργου είναι καλό, με βάση τα ιστορικά δεδομένα, τις προβολές των μελλοντικών αναγκών και των επιδόσεων και τις τρέχουσες συνθήκες της επιχείρησης.Το υπόβαθρο συμβάλλει στην οικοδόμηση της υπόθεσης για το πώς το έργο μπορεί να καλύψει τις ανάγκες που προέκυψαν λόγω των παρελθόντων ενεργειών, ενώ παράλληλα προσδοκούν μελλοντικές ανάγκες και την αντιμετώπισή τους εγκαίρως.Ως επί το πλείστον, το τμήμα φόντου θα αποδείξει σταθερά ότι κάτι πρέπει να γίνει και να ανοίξει το δρόμο για να μάθετε πώς μπορεί να επιτευχθεί κάτι.

Με το τμήμα στρατηγικής της πρότασης του έργου, ο στόχος είναι να περιγράψουμε όλες τις διαδικασίες που είναι απαραίτητες για την επιτυχία του έργου.Συχνά, η στρατηγική συμβάλλει στον καθορισμό βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων για το έργο, εξηγεί πώς να επιτευχθεί συστηματικά κάθε βήμα και τι είδους απόδοση μπορεί να αναμένεται από την προσπάθεια.Εδώ, ο αναγνώστης αρχίζει να έχει μια ιδέα για το πόσο σημαντικό είναι το έργο και το δυναμικό που έχει να βοηθήσει την εταιρεία να χρησιμοποιήσει καλύτερα τους διαθέσιμους πόρους ενώ τοποθετείται για το μέλλον.

Το τμήμα του προϋπολογισμού μειώνεται σε ό, τι οι περισσότεροι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων πρέπει να γνωρίζουν πριν εγκρίνουν οποιοδήποτε έργο: ποιο είναι το κόστος που συνεπάγεται η εφαρμογή της πρότασης του έργου.Σε αυτή την ενότητα, οι λεπτομέρειες πρέπει να υποστηρίζονται με γεγονότα και αριθμούς που έχουν ερευνηθεί καλά και καλύπτουν κάθε φανταστική πτυχή της χρηματοδότησης που απαιτείται για την έναρξη και τη διατήρηση του έργου με την πάροδο του χρόνου.Πολλές προτάσεις αποτυγχάνουν εδώ, λόγω έλλειψης λεπτομερειών και αποδεικτικών στοιχείων για τις λεπτομέρειες που περιλαμβάνονται.

Τέλος, η πρόταση του έργου επισημαίνει το αποτέλεσμα της εφαρμογής του έργου.Αυτό είναι το τμήμα όπου διευκρινίζονται όλα τα οφέλη.Τα πλεονεκτήματα μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως η μείωση των λειτουργικών δαπανών, η αύξηση του δημόσιου προφίλ της επιχείρησης, η δημιουργία περισσότερων πωλήσεων ή η αύξηση των κερδών λόγω της αποτελεσματικότερης χρήσης των διαθέσιμων πόρων.Όπως και με τις λεπτομέρειες του προϋπολογισμού, είναι σημαντικό κάθε όφελος που ονομάζεται μπορεί να υποστηριχθεί από άλλα δεδομένα προκειμένου να ληφθούν σοβαρά υπόψη.

Η σύνταξη μιας πρότασης είναι μερικές φορές ευκολότερη όταν παρέχεται επίσημη RFP.Συχνά, το RFP θα παρουσιάσει τα βασικάΔομή της πρότασης, παρέχουν ανεκτίμητες ενδείξεις σχετικά με συγκεκριμένες πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον δυνητικό πελάτη και καθορίζουν τη σειρά με την οποία παρουσιάζονται τα δεδομένα.Όταν παρέχεται ένα RFP, είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε τις προδιαγραφές του εγγράφου στο γράμμα.Διαφορετικά, η πρόταση θα διατεθεί και ένας από τους άλλους πωλητές που ακολούθησαν τις διατάξεις που θα απονεμηθούν στενά η επιχείρηση.