Đề xuất dự án là gì?

Các đề xuất dự án là các tài liệu được thiết kế để trình bày một kế hoạch hành động, phác thảo lý do tại sao hành động là cần thiết và thuyết phục người đọc đồng ý và phê duyệt việc thực hiện các hành động được đề xuất trong cơ thể của tài liệu.Trong nhiều trường hợp, tài liệu được soạn thảo như một phản hồi cho yêu cầu đề xuất (RFP) được cấp bởi một khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng.Tuy nhiên, một tài liệu thuộc loại này cũng có thể được chuẩn bị để phục vụ mục đích nội bộ, đặc biệt là khi ai đó trong công ty có ý tưởng về cách làm cho công ty có lợi nhuận hoặc hiệu quả hơn và cần ủy quyền và ủng hộ để thực hiện hành động.Trong mọi tình huống, một đề xuất dự án sẽ được sắp xếp rõ ràng để người đọc có thể theo một tiến trình logic của suy nghĩ đến kết luận.Nhiều đề xuất mẫu cung cấp một hướng dẫn cơ bản có thể giúp ngay cả những người mới tham gia vào việc viết đề xuất hiệu quả.Các hướng dẫn thường xác định năm thành phần chính hoặc phần của bất kỳ đề xuất dự án nào: giới thiệu, nền tảng, chiến lược, ngân sách hoặc tài chính và kết quả.Với phần giới thiệu của một đề xuất dự án, ý tưởng là nói cho độc giả biết dự án là gì, và tại sao nó đáng để dành thời gian để xem xét dự án ngay từ đầu.Về cơ bản, phần này phục vụ để xác nhận thời gian và nỗ lực dành cho việc trình bày dữ liệu cũng như thời gian cần thiết để đọc và xem xét các giá trị và tính khả thi của chính dự án.Phần giới thiệu không phải là nơi trình bày các loại hạt và bu lông của dự án, chỉ để thiết lập tiềm năng của nó và trau dồi đủ quan tâm để khuyến khích người đọc tìm hiểu thêm.Tại sao kế hoạch dự án là một kế hoạch tốt, dựa trên dữ liệu lịch sử, dự đoán về nhu cầu và hiệu suất trong tương lai và hoàn cảnh hiện tại của doanh nghiệp.Bối cảnh giúp xây dựng trường hợp về cách dự án có thể đáp ứng các nhu cầu đã phát sinh do các hành động trong quá khứ đồng thời dự đoán nhu cầu trong tương lai và giải quyết chúng một cách kịp thời.Đối với hầu hết các phần, phần nền sẽ xác định chắc chắn rằng phải thực hiện một cái gì đó và mở đường cho việc tìm hiểu làm thế nào mà một cái gì đó có thể được thực hiện.Với phần Chiến lược của đề xuất dự án, mục tiêu là phác thảo tất cả các thủ tục cần thiết để làm cho dự án thành công.Thông thường, chiến lược giúp xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho dự án, giải thích cách thực hiện một cách có hệ thống từng bước và loại lợi nhuận nào có thể được mong đợi từ nỗ lực.Ở đây, người đọc bắt đầu có ý tưởng về tầm quan trọng của dự án và tiềm năng để giúp công ty sử dụng tốt hơn các tài nguyên có sẵn trong khi định vị cho tương lai.Phần ngân sách phù hợp với những gì mà hầu hết những người ra quyết định phải biết trước khi phê duyệt bất kỳ dự án nào: chi phí liên quan đến việc thực hiện đề xuất dự án là bao nhiêu.Trong phần này, chi tiết phải được sao lưu với các sự kiện và số liệu được nghiên cứu kỹ lưỡng và bao gồm mọi khía cạnh có thể tưởng tượng của tài chính cần thiết để khởi động và duy trì dự án theo thời gian.Nhiều đề xuất thất bại ở đây, do thiếu chi tiết và bằng chứng hỗ trợ cho các chi tiết được bao gồm.Cuối cùng, đề xuất dự án chỉ ra kết quả của việc thực hiện dự án.Đây là phần mà tất cả các lợi ích được đánh vần rõ ràng.Các lợi thế có thể bao gồm các mặt hàng như giảm chi phí hoạt động, tăng hồ sơ công khai của doanh nghiệp, tạo ra nhiều doanh số hơn hoặc tăng lợi nhuận do sử dụng hiệu quả hơn các tài nguyên có sẵn.Như với chi tiết ngân sách, điều quan trọng là mọi lợi ích được đặt tên đều có thể được hỗ trợ bởi các dữ liệu khác để được xem xét nghiêm túc.Viết một đề xuất đôi khi dễ dàng hơn khi một RFP chính thức được cung cấp.Thông thường, RFP sẽ bố trí cơ bảnCấu trúc của đề xuất, cung cấp các manh mối vô giá về thông tin cụ thể mà khách hàng tiềm năng quan tâm và xác định thứ tự được trình bày dữ liệu.Khi một RFP được cung cấp, điều cần thiết là phải tuân theo các thông số kỹ thuật của tài liệu đến chữ cái.Nếu không, đề xuất này sẽ được đặt sang một bên và một trong những nhà cung cấp khác đã tuân thủ các điều khoản chặt chẽ sẽ được trao tặng doanh nghiệp.