Apa itu proposal proyek?

Proposal proyek adalah dokumen yang dirancang untuk menyajikan rencana tindakan, menguraikan alasan mengapa tindakan itu diperlukan, dan meyakinkan pembaca untuk menyetujui dan menyetujui implementasi tindakan yang direkomendasikan dalam badan dokumen.Dalam banyak kasus, dokumen ini dirancang sebagai tanggapan terhadap permintaan proposal (RFP) yang dikeluarkan oleh klien saat ini atau calon.Namun, dokumen jenis ini juga dapat disiapkan untuk melayani tujuan internal, terutama ketika seseorang di dalam perusahaan memiliki gagasan tentang bagaimana membuat perusahaan lebih menguntungkan atau efisien dan membutuhkan otorisasi dan dukungan untuk mengimplementasikan tindakan tersebut.

Dalam situasi apa pun, proposal proyek akan diatur dengan jelas sehingga pembaca dapat mengikuti perkembangan logis pemikiran ke kesimpulan.Banyak proposal sampel menawarkan pedoman dasar yang dapat membantu bahkan para pemula masuk ke ayunan penulisan proposal yang efektif.Pedoman biasanya mengidentifikasi lima komponen utama atau bagian dari proposal proyek apa pun: Pendahuluan, Latar Belakang, Strategi, Penganggaran atau Pembiayaan, dan Hasil.

Dengan bagian pengantar proposal proyek, idenya adalah untuk memberi tahu pembaca tentang apa proyek itu, dan mengapa ada baiknya meluangkan waktu untuk mempertimbangkan proyek di tempat pertama.Pada dasarnya, bagian ini berfungsi untuk memvalidasi waktu dan upaya yang dihabiskan dalam menyajikan data serta waktu yang diperlukan untuk membaca dan mempertimbangkan kelebihan dan kelayakan proyek itu sendiri.Pendahuluan bukanlah tempat untuk menyajikan mur dan baut proyek, hanya untuk menetapkan potensi dan mengolah minat yang cukup untuk mendorong pembaca untuk mempelajari lebih lanjut.

Latar belakang menguraikan poin -poin dasar dari Pendahuluan, sering mengutip alasan spesifikMengapa rencana proyek adalah yang baik, berdasarkan data historis, proyeksi kebutuhan dan kinerja di masa depan, dan keadaan bisnis saat ini.Latar belakang membantu membangun kasus bagaimana proyek dapat memenuhi kebutuhan yang muncul karena tindakan masa lalu sambil juga mengantisipasi kebutuhan di masa depan dan mengatasinya tepat waktu.Sebagian besar, bagian latar belakang akan dengan kuat menetapkan bahwa sesuatu harus dilakukan dan membuka jalan untuk mempelajari bagaimana sesuatu itu dapat dicapai.

Dengan bagian strategi proposal proyek, tujuannya adalah untuk menguraikan semua prosedur yang diperlukan untuk membuat proyek berhasil.Seringkali, strategi ini membantu untuk menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk proyek, menjelaskan bagaimana menyelesaikan setiap langkah secara sistematis dan jenis pengembalian apa yang dapat diharapkan dari upaya tersebut.Di sini, pembaca mulai mendapatkan gambaran tentang betapa pentingnya proyek ini dan potensi yang harus membantu perusahaan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan lebih baik sambil memposisikan dirinya untuk masa depan.

Bagian anggaran turun ke apa yang harus diketahui oleh sebagian besar pengambil keputusan sebelum menyetujui proyek apa pun: berapa biaya yang terlibat dengan implementasi proposal proyek.Pada bagian ini, detailnya harus didukung dengan fakta dan angka yang diteliti dengan baik dan mencakup setiap aspek yang dapat dibayangkan dari pembiayaan yang diperlukan untuk meluncurkan dan memelihara proyek dari waktu ke waktu.Banyak proposal gagal di sini, karena kurangnya detail dan bukti pendukung untuk detail yang dimasukkan.

Akhirnya, proposal proyek menunjukkan hasil dari menerapkan proyek.Ini adalah bagian di mana semua manfaat dijabarkan dengan jelas.Keuntungannya dapat mencakup barang -barang tersebut sebagai mengurangi biaya operasi, meningkatkan profil publik bisnis, menghasilkan lebih banyak penjualan, atau meningkatkan laba karena penggunaan sumber daya yang tersedia lebih efisien.Seperti halnya detail anggaran, penting bahwa setiap manfaat yang disebutkan dapat didukung oleh data lain agar dapat dipertimbangkan secara serius.

Menulis proposal terkadang lebih mudah ketika RFP formal disediakan.Seringkali, RFP akan menjabarkan dasarStruktur proposal, memberikan petunjuk yang sangat berharga tentang informasi spesifik yang menarik bagi klien potensial, dan menentukan urutan data disajikan.Ketika RFP disediakan, penting untuk mengikuti spesifikasi dokumen ke surat tersebut.Kalau tidak, proposal akan dikesampingkan dan salah satu vendor lain yang mengikuti ketentuan dengan cermat akan diberikan bisnis.