Τι είναι η αξιολόγηση της πρότασης;

Μια αξιολόγηση της πρότασης είναι μια διαδικασία πέντε βημάτων που χρησιμοποιείται για την παροχή μιας ισορροπημένης, αμερόληπτης ανασκόπησης μιας επίσημης επιχειρηματικής πρότασης.Αυτός ο τύπος διαδικασίας βρίσκεται συχνότερα σε τμήματα διαχείρισης συμβάσεων ή συμβάσεων μεγάλων οργανισμών ή εταιρειών.Ο πρωταρχικός σκοπός της αξιολόγησης της πρότασης είναι να εξασφαλιστεί ότι χρησιμοποιείται μια δίκαιη και διαφανής διαδικασία για την επιλογή της υποβολής που κερδίζει.Αυτό είναι πολύ σημαντικό, διότι συχνά απαιτούνται προτάσεις για ακριβά έργα ή δαπάνες.

Τα πέντε βήματα που χρησιμοποιούνται στην αξιολόγηση της πρότασης είναι: Έντυπο Μια ομάδα για αναθεώρηση των υποβολών, εξασφαλίστε τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις υποβολής, αναθεωρήστε τις απαντήσεις έναντι των λεπτομερειών του εγγράφου προσφορών, αναθέστε ένα βάρος σε κάθε κατηγορία και βαθμολογήστε κάθε υποβολή.Η πρόταση με το υψηλότερο σκορ είναι ο επιτυχημένος πλειοδότης.Μόλις γίνει η επιλογή, όλες οι εταιρείες που υπέβαλαν πρόταση ενημερώνονται για τα αποτελέσματα.Οι ανεπιτυχείς εταιρείες έχουν το δικαίωμα να υποβάλουν αγωγή εάν αισθάνονται ότι η διαδικασία ήταν προκατειλημμένη ή έσπασε το νόμο της σύμβασης.

Το πρώτο βήμα σε μια διαδικασία αξιολόγησης προτάσεων είναι να σχηματίσει μια εσωτερική ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για την αναθεώρηση των υποβολών.Η συμμετοχή στην ομάδα θα πρέπει να βασίζεται στην τεχνογνωσία στη σχετική διαδικασία, στη σχετική εμπειρία και στην σταθερή κατανόηση της διαδικασίας προμηθειών.Σε ορισμένους οργανισμούς, αυτή η ομάδα συμμετέχει στη δημιουργία της αίτησης για πρόταση (RFP) ή έγγραφο διαγωνισμού που διανέμεται σε πιθανούς προμηθευτές.Άλλες επιχειρήσεις μπορεί να αποφασίσουν ότι η κατοχή δύο ξεχωριστών ομάδων αφαιρεί τη δυνατότητα σύγκρουσης συμφερόντων και παρεμβολής στην τελική επιλογή.

Συνήθως, ένας υπάλληλος προμηθειών ή συντονιστής RFP αναθεωρεί όλες τις υποβολές για να εξασφαλίσει πλήρη συμμόρφωση με όλες τις απαιτήσεις.Αυτό είναι καθαρά ένας διοικητικός έλεγχος για να διασφαλιστεί ότι όλες οι προσφορές παραληφθούν πριν από την προθεσμία, οποιαδήποτε απαιτούμενη πληρωμή υποβλήθηκε σε επεξεργασία και ότι δεν λείπουν σελίδες ή έγγραφα.Μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχος αυτός, υποβάλλονται αντίγραφα των προτάσεων για κάθε μέλος της ομάδας αξιολόγησης.

Τα μέλη της ομάδας ξεκινούν στο νέο στάδιο της αξιολόγησης της πρότασης, εξετάζοντας κάθε ατομική απάντηση και συγκρίνοντάς την με το έγγραφο RFP ή προδιαγραφών.Σκοπός της αναθεώρησης είναι να καθοριστεί εάν η πρόταση αντιμετωπίζει όλα τα στοιχεία του RFP.Τα στοιχεία που λείπουν μερικές φορές αναφέρονται στον συντονιστή RFP, ο οποίος ακολουθεί την εταιρεία για να ελέγξει αν η παράλειψη είναι ένα γραφικό λάθος, αλλά σε πολλές περιπτώσεις δεν γίνεται καμία παρακολούθηση.

Ανάλογα με τη δομή της ομάδας,Ένα βάρος αντιστοιχεί σε κάθε τμήμα του RFP.Ορισμένες εταιρείες λαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις ως ομάδα και άλλοι επιτρέπουν σε κάθε μέλος της ομάδας να κάνει ανεξάρτητη απόφαση.Το συνολικό βάρος πρέπει να αυξάνει έως και 100 και οι κατηγορίες πρέπει να βασίζονται στις πραγματικές απαιτήσεις RFP.Παρόλο που ορισμένες εταιρείες αποδίδουν βάρος στην ποιότητα της πραγματικής υποβολής, πολλοί δεν το κάνουν, επειδή αυτό το ουσιαστικά βραβείο για την υποβολή μιας πρότασης.

Το τελευταίο στάδιο της αξιολόγησης της πρότασης είναι να εκχωρήσει μια βαθμολογία.Κάθε μέλος της ομάδας λαμβάνει μια ανεξάρτητη απόφαση και υποβάλλει την κάρτα βαθμολογίας του στον συντονιστή RFP, ο οποίος στη συνέχεια συνολικά τις απαντήσεις και καθορίζει την επιτυχή πρόταση.Αυτή η ολόκληρη διαδικασία πρέπει να είναι διαφανής και υπερασπιστή σε ένα δικαστήριο ως αμερόληπτο και δίκαιο.