Đánh giá đề xuất là gì?

Đánh giá đề xuất là một quy trình năm bước được sử dụng để cung cấp một đánh giá cân bằng, vô tư về một đề xuất kinh doanh chính thức.Loại quy trình này thường thấy nhất trong các bộ phận mua sắm hoặc quản lý hợp đồng của các tổ chức hoặc tập đoàn lớn.Mục đích chính của đánh giá đề xuất là đảm bảo một quy trình công bằng và minh bạch được sử dụng để chọn bài nộp chiến thắng.Điều này rất quan trọng, bởi vì các đề xuất thường được yêu cầu cho các dự án hoặc chi tiêu đắt tiền.

Năm bước được sử dụng trong đánh giá đề xuất là: Hình thành một nhóm để xem xét các bài nộp, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu gửi, xem xét câu trả lời đối với các chi tiết của tài liệu đấu thầu, gán trọng số cho mỗi danh mục và ghi điểm mỗi lần gửi.Đề xuất với điểm số cao nhất là nhà thầu thành công.Sau khi lựa chọn được thực hiện, tất cả các công ty đã gửi một đề xuất được thông báo về kết quả.Các công ty không thành công có quyền nộp đơn kiện nếu họ cảm thấy quá trình này bị sai lệch hoặc vi phạm luật hợp đồng.Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá đề xuất là thành lập một nhóm nội bộ sẽ chịu trách nhiệm xem xét các bài nộp.Tư cách thành viên trong nhóm nên dựa trên chuyên môn trong quy trình liên quan, kinh nghiệm liên quan và sự hiểu biết vững chắc về quy trình mua sắm.Trong một số tổ chức, nhóm này có liên quan đến việc tạo ra yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc tài liệu đấu thầu được phân phối cho các nhà cung cấp tiềm năng.Các doanh nghiệp khác có thể quyết định rằng có hai nhóm riêng biệt loại bỏ khả năng xung đột lợi ích và can thiệp vào lựa chọn cuối cùng.Thông thường, một nhân viên mua sắm hoặc điều phối viên RFP xem xét tất cả các bài nộp để đảm bảo tuân thủ hoàn toàn tất cả các yêu cầu.Đây hoàn toàn là một kiểm tra hành chính để đảm bảo rằng tất cả các giá thầu đã được nhận trước thời hạn, mọi khoản thanh toán cần thiết đều được xử lý và không có trang hoặc tài liệu nào bị thiếu.Khi kiểm tra này hoàn tất, các bản sao của các đề xuất được thực hiện cho từng thành viên của nhóm đánh giá.Các thành viên trong nhóm bắt đầu giai đoạn mới của đánh giá đề xuất bằng cách xem xét từng phản hồi riêng lẻ và so sánh nó với tài liệu RFP hoặc đặc điểm kỹ thuật.Mục đích của đánh giá là để xác định xem đề xuất có giải quyết tất cả các mục trong RFP hay không.Các mục bị thiếu đôi khi được báo cáo cho điều phối viên RFP, người theo dõi với công ty để kiểm tra xem thiếu sót có phải là lỗi văn thư hay không, nhưng trong nhiều trường hợp, không có sự theo dõi nào được thực hiện. Tùy thuộc vào cấu trúc của nhóm, nhưngMột trọng lượng được gán cho mỗi phần của RFP.Một số công ty đưa ra các quyết định này như một nhóm và những người khác cho phép mỗi thành viên trong nhóm đưa ra phán quyết độc lập.Tổng trọng lượng phải cộng lên tới 100 và các danh mục phải dựa trên các yêu cầu RFP thực tế.Mặc dù một số công ty chỉ định trọng lượng cho chất lượng của đệ trình thực tế, nhưng nhiều người không làm thế, bởi vì về cơ bản này là điểm để gửi một đề xuất.Giai đoạn cuối cùng của đánh giá đề xuất là gán điểm số.Mỗi thành viên trong nhóm đưa ra một quyết định độc lập và gửi thẻ điểm của mình cho điều phối viên RFP, người sau đó tổng cộng các phản hồi và xác định đề xuất thành công.Toàn bộ quá trình này nên minh bạch và có thể phòng thủ trong một tòa án của pháp luật là không thiên vị và công bằng.