Apa itu evaluasi proposal?

Evaluasi proposal adalah proses lima langkah yang digunakan untuk memberikan tinjauan yang seimbang dan tidak memihak atas proposal bisnis formal.Jenis proses ini paling umum ditemukan dalam pengadaan atau departemen manajemen kontrak dari organisasi atau perusahaan besar.Tujuan utama dari evaluasi proposal adalah untuk memastikan proses yang adil dan transparan digunakan untuk memilih pengajuan pemenang.Ini sangat penting, karena proposal sering diperlukan untuk proyek atau pengeluaran yang mahal.

Lima langkah yang digunakan dalam evaluasi proposal adalah: membentuk tim untuk meninjau pengiriman, memastikan kepatuhan dengan persyaratan pengiriman, meninjau tanggapan terhadap rincian dokumen tender, menetapkan bobot untuk setiap kategori dan skor setiap pengiriman.Proposal dengan skor tertinggi adalah penawar yang berhasil.Setelah pemilihan dibuat, semua perusahaan yang mengajukan proposal diberitahu tentang hasilnya.Perusahaan yang tidak berhasil memiliki hak untuk mengajukan gugatan jika mereka merasa prosesnya bias atau melanggar hukum kontrak.

Langkah pertama dalam proses evaluasi proposal adalah untuk membentuk tim internal yang akan bertanggung jawab untuk meninjau pengajuan.Keanggotaan dalam tim harus didasarkan pada keahlian dalam proses yang relevan, pengalaman terkait dan pemahaman yang kuat tentang proses pengadaan.Dalam beberapa organisasi, tim ini terlibat dalam menciptakan permintaan proposal (RFP) atau dokumen tender yang didistribusikan ke pemasok potensial.Bisnis lain mungkin memutuskan bahwa memiliki dua tim terpisah menghilangkan kemungkinan konflik kepentingan dan gangguan dengan seleksi akhir.

Biasanya, petugas pengadaan atau koordinator RFP meninjau semua pengajuan untuk memastikan kepatuhan lengkap dengan semua persyaratan.Ini murni cek administratif untuk memastikan bahwa semua tawaran diterima sebelum batas waktu, setiap pembayaran yang diperlukan diproses dan tidak ada halaman atau dokumen yang hilang.Setelah cek ini selesai, salinan proposal dibuat untuk setiap anggota tim evaluasi.

Anggota tim mulai pada tahap baru dari evaluasi proposal dengan meninjau setiap respons individu dan membandingkannya dengan dokumen RFP atau spesifikasi.Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menentukan apakah proposal tersebut membahas semua item dalam RFP.Item yang hilang kadang-kadang dilaporkan ke koordinator RFP, yang menindaklanjuti perusahaan untuk memeriksa apakah kelalaian itu merupakan kesalahan klerikal, tetapi dalam banyak kasus, tidak ada tindak lanjut yang dilakukan.

Tergantung pada struktur tim,Berat ditetapkan untuk setiap bagian RFP.Beberapa perusahaan membuat keputusan ini sebagai kelompok, dan yang lain mengizinkan setiap anggota tim untuk membuat penilaian independen.Total bobot harus bertambah hingga 100, dan kategori harus didasarkan pada persyaratan RFP yang sebenarnya.Meskipun beberapa perusahaan memberikan bobot pada kualitas pengajuan yang sebenarnya, banyak yang tidak, karena ini pada dasarnya memberikan poin untuk mengajukan proposal.

Tahap terakhir dari evaluasi proposal adalah menetapkan skor.Setiap anggota tim membuat keputusan independen dan menyerahkan kartu skornya kepada koordinator RFP, yang kemudian total tanggapan dan menentukan proposal yang berhasil.Seluruh proses ini harus transparan dan dapat dipertahankan di pengadilan sebagai tidak memihak dan adil.