Mi a javaslat értékelése?
A javaslat értékelése egy ötlépéses folyamat, amelyet a formális üzleti javaslat kiegyensúlyozott, pártatlan felülvizsgálatához használnak.Az ilyen típusú eljárást leggyakrabban nagy szervezetek vagy vállalatok beszerzési vagy szerződéskezelési osztályaiban találják meg.A javaslat kiértékelésének elsődleges célja annak biztosítása, hogy a tisztességes és átlátszó eljárást a nyertes benyújtás kiválasztására használják.Ez nagyon fontos, mivel a drága projektekhez vagy kiadásokhoz gyakran javaslatokra van szükség.
A javaslat értékelésében alkalmazott öt lépés a következők: A beadványok felülvizsgálatára, a benyújtási követelmények betartásának biztosítására, a válaszok áttekintése a pályázati dokumentum részleteivel szembeni felülvizsgálatára, az egyes kategóriákra rendelkező súlyt adnak ki, és az egyes benyújtások pontszáma.A legmagasabb pontszámmal rendelkező javaslat a sikeres ajánlattevő.A kiválasztás megtétele után minden olyan társaságot, amely javaslatot nyújtott be, tájékoztatják az eredményeket.A sikertelen társaságoknak joguk van pert indítani, ha úgy érzik, hogy a folyamat elfogult vagy megsértette a szerződéses törvényt.
A javaslat értékelési folyamatának első lépése egy belső csapat létrehozása, amely a beadványok felülvizsgálatáért felel.A csapat tagságának a vonatkozó folyamat, a kapcsolódó tapasztalatok és a beszerzési folyamat határozott megértésének szakértelmén kell alapulnia.Egyes szervezetekben ez a csoport részt vesz a potenciális beszállítóknak elosztott javaslati kérelem (RFP) vagy pályázati dokumentum létrehozásában.Más vállalkozások dönthetnek úgy, hogy két különálló csapat megszünteti az összeférhetetlenség és a végső kiválasztás beavatkozásának lehetőségét.
Általában a beszerzési tisztviselő vagy az RFP koordinátor felülvizsgálja az összes beadványt, hogy biztosítsa az összes követelmény teljes betartását.Ez pusztán adminisztratív ellenőrzés annak biztosítása érdekében, hogy az összes ajánlatot a határidő előtt megkapják, a szükséges kifizetéseket feldolgozták, és nem hiányoznak oldalak vagy dokumentumok.Miután ez a csekk befejeződött, a javaslatok másolatait készítik az értékelő csoport minden tagjára.
A csapat tagjai a javaslat értékelésének új szakaszában kezdik meg az egyes válaszok áttekintésével, és összehasonlítva azt az RFP vagy a specifikációs dokumentummal.A felülvizsgálat célja annak meghatározása, hogy a javaslat az RFP összes elemével foglalkozik -e.A hiányzó tételeket néha jelentik az RFP koordinátorának, aki követi a társaságot annak ellenőrzésére, hogy a mulasztás papi hiba, de sok esetben nem történik nyomon követés.
A csapat felépítésétől függőenAz RFP minden egyes szakaszához súlyt kell hozzárendelni.Egyes vállalatok ezeket a döntéseket csoportként hozzák meg, mások lehetővé teszik, hogy minden csapattag független ítéletet hozzon.A teljes súlynak akár 100 -ig kell hozzáadnia, és a kategóriáknak a tényleges RFP követelményeken kell alapulniuk.Bár egyes vállalatok súlyt adnak a tényleges benyújtás minőségéhez, sokan nem, mert ez lényegében a javaslat benyújtásának pontjait ítéli meg.
A javaslat értékelésének utolsó szakasza a pontszám hozzárendelése.Minden csapattag független döntést hoz, és az eredménykártyát az RFP koordinátorának nyújtja be, aki ezután összesen a válaszokat és meghatározza a sikeres javaslatot.Ennek a teljes folyamatnak átláthatónak és védekezhetőnek kell lennie a bíróságon, mint elfogulatlan és tisztességes.