Τι είναι μια πρόταση προσφοράς;

Ο όρος πρόταση προσφοράς χρησιμοποιείται στο πεδίο προμηθειών για να περιγράψει την απάντηση από τους δυνητικούς προμηθευτές σε αίτημα υποβολής προτάσεων (RFP).Υπάρχουν τρεις πτυχές σε κάθε πρόταση προσφοράς: επισκόπηση της εταιρείας, απάντηση στις προδιαγραφές και τιμολόγηση.Οι προτάσεις προσφορών είναι νομικά δεσμευτικές απαντήσεις σε μια διαδικασία προμηθειών.Υπάρχει ένα μεγάλο επιχειρηματικό δίκαιο που περιβάλλει τις συμβάσεις, τα RFP, τις προτάσεις προσφορών και τις προϋποθέσεις αποδοχής.Πάρτε το χρόνο για να διασφαλίσετε ότι η απάντησή σας είναι ακριβής και παρουσιάζει μια λύση που μπορεί να ολοκληρωθεί κερδοφόρα.

Η μορφή μιας πρότασης προσφοράς ποικίλλει ευρέως ανάλογα με τη βιομηχανία, αλλά όλα έχουν τις ίδιες βασικές απαιτήσεις.Το πιο σημαντικό μέρος οποιασδήποτε ανταπόκρισης είναι οι προθεσμίες.Όλα τα RFPs έχουν μια ημερομηνία και ώρα λήξης που καθορίζεται σαφώς στο έγγραφο.Οποιεσδήποτε απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτές ή να συμπεριληφθούν στη διαδικασία επανεξέτασης.Ο νόμος για τις συμβάσεις είναι πολύ σαφής σχετικά με το θέμα αυτό και πολλές επιχειρήσεις έχουν ληφθεί στο δικαστήριο για την ανάθεση συμβάσεων σε επιχειρήσεις που υπέβαλαν την προσφορά τους μετά την προθεσμία.Οι δικαστές αποφασίζουν πάντοτε υπέρ του ενάγοντος, ο οποίος υπέβαλε εγκαίρως την πρόταση υποβολής προσφορών και μπορεί να αποζημιώσει τις αποζημιώσεις εκτός από τα νομικά έξοδα.

Το πρώτο τμήμα κάθε πρότασης προσφορών είναι μια επισκόπηση της εταιρείας που ανταποκρίνεται στο RFP.Συνήθως, η επιχείρηση πρέπει να περιλαμβάνει υπόβαθρο στον κλάδο, επισημαίνοντας επιτυχημένα έργα παρόμοιου μεγέθους ή μεγαλύτερα, για να υποδείξει την ικανότητα να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της εταιρείας.Εάν η εταιρεία είναι εισηγμένη στο χρηματιστήριο, αυτό θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην ενότητα φόντου, μαζί με συνδέσμους με δελτία τύπου, ιστότοπο της εταιρείας και κατάλογο εκτελεστικών στελεχών.

Το τμήμα απόκρισης θα λάβει την μεγαλύτερη προσοχή από τον πελάτη.Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να επικεντρωθεί στην κάλυψη του σημείου απαιτήσεων για το σημείο.Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη δομή του RFP για να διαμορφώσουν την απάντησή τους, συσχετίζοντας κάθε τμήμα για να διευκολύνει τη σύγκριση για τον πελάτη.Πρόσθετη τεκμηρίωση υποστήριξης που απαιτείται στην απάντηση θα πρέπει να αναφέρεται ως έγγραφα προσάρτησης και να ευρετηραστεί σωστά.Πολλές επιχειρήσεις περιλαμβάνουν την παρουσίαση της ανταπόκρισης ως αξιοσημείωτο στοιχείο στη μήτρα αξιολόγησης, καθιστώντας την προσπάθεια αξίζει τον κόπο για την ανταποκριτική εταιρεία.

Η τιμολόγηση είναι συνήθως ένα ξεχωριστό τμήμα της πρότασης διαγωνισμού.Εάν υπάρχουν πολλαπλές επιλογές τιμολόγησης, η απάντηση θα πρέπει να υποδεικνύει σαφώς την κύρια τιμή, μαζί με την τιμολόγηση για τις διαφορετικές εναλλακτικές λύσεις.Πολλές συμβάσεις αγοράς περιλαμβάνουν επαναλαμβανόμενη χρέωση, όπως αδειοδότηση ή ετήσια συντήρηση.Αυτή η τιμή πρέπει να παρέχεται σε αυτή την ενότητα, με σαφή ένδειξη του μήκους του όρου.

Οποιοσδήποτε περιορισμός που περιβάλλει την αποδοχή της πρότασης προσφοράς πρέπει να συμπεριληφθεί στην απάντηση.Αυτό περιλαμβάνει τις χρονικές γραμμές για την αποδοχή της προσφοράς, τον προγραμματισμό για την έναρξη του έργου, την ευελιξία των πόρων και άλλα θέματα.Οι όροι πληρωμής συνήθως υποδεικνύονται και στην απάντηση, έτσι ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία διαπραγμάτευσης.