Apa itu proposal tender?

Istilah proposal tender digunakan di bidang pengadaan untuk menggambarkan respons dari pemasok potensial terhadap permintaan proposal (RFP).Ada tiga aspek untuk setiap proposal tender: tinjauan umum perusahaan, respons terhadap spesifikasi, dan harga.Proposal tender adalah tanggapan yang mengikat secara hukum dalam proses pengadaan.Ada banyak hukum bisnis seputar kontrak, RFP, proposal tender, dan ketentuan penerimaan.Luangkan waktu untuk memastikan bahwa respons Anda akurat dan menyajikan solusi yang dapat diselesaikan menguntungkan.

Format proposal tender sangat bervariasi oleh industri, tetapi semua memiliki persyaratan dasar yang sama.Bagian terpenting dari setiap respons tender adalah tenggat waktu.Semua RFP memiliki tanggal dan waktu jatuh tempo yang ditentukan dengan jelas pada dokumen.Setiap tanggapan yang diterima setelah tanggal ini tidak dapat diterima atau dimasukkan dalam proses peninjauan.Hukum kontrak sangat jelas tentang masalah ini, dan banyak perusahaan telah dibawa ke pengadilan atas memberikan kontrak kepada perusahaan yang mengajukan proposal tender mereka setelah batas waktu.Para hakim selalu memutuskan mendukung penggugat yang mengajukan proposal tender tepat waktu, dan dapat memberikan ganti rugi selain biaya hukum.

Bagian pertama dari setiap proposal tender adalah tinjauan umum perusahaan yang menanggapi RFP.Biasanya, perusahaan harus memasukkan latar belakang dalam industri, menyoroti proyek -proyek yang sukses dengan ukuran yang sama atau lebih besar, untuk menunjukkan kemampuan untuk memenuhi persyaratan perusahaan.Jika perusahaan terdaftar di pasar saham, ini harus dimasukkan dalam bagian latar belakang, bersama dengan tautan ke siaran pers, situs web perusahaan, dan daftar pejabat eksekutif.

Bagian respons akan menerima perhatian terbanyak dari klien.Akibatnya, itu harus difokuskan untuk memenuhi poin persyaratan untuk poin.Banyak perusahaan menggunakan struktur RFP untuk memformat respons mereka, mengkorelasikan setiap bagian untuk membuat perbandingan lebih mudah bagi klien.Dokumentasi pendukung tambahan yang diperlukan dalam respons harus terdaftar sebagai dokumen lampiran dan diindeks dengan benar.Banyak perusahaan termasuk presentasi respons sebagai item yang ditandai dalam matriks evaluasi, membuat upaya ini sepadan dengan perusahaan yang menanggapi.

Harga biasanya merupakan bagian terpisah dari proposal tender.Jika ada beberapa opsi harga yang diberikan, respons harus secara jelas menunjukkan nilai utama, bersama dengan harga untuk solusi alternatif yang berbeda.Banyak kontrak pembelian termasuk biaya berulang, seperti lisensi atau pemeliharaan tahunan.Nilai ini harus disediakan di bagian ini, dengan indikasi jangka waktu yang jelas.

Setiap pembatasan seputar penerimaan proposal tender harus dimasukkan dalam respons.Ini termasuk garis waktu untuk menerima penawaran, penjadwalan untuk awal pekerjaan, fleksibilitas sumber daya, dan masalah lainnya.Syarat pembayaran biasanya ditunjukkan dalam tanggapan juga, sehingga proses negosiasi dapat dimulai.