Một đề xuất đấu thầu là gì?

Thuật ngữ đề xuất đấu thầu được sử dụng trong lĩnh vực mua sắm để mô tả phản hồi từ các nhà cung cấp tiềm năng đến yêu cầu đề xuất (RFP).Có ba khía cạnh cho mọi đề xuất đấu thầu: tổng quan của công ty, phản hồi về thông số kỹ thuật và giá cả.Các đề xuất đấu thầu là các phản ứng ràng buộc về mặt pháp lý trong một quy trình mua sắm.Có rất nhiều luật kinh doanh xung quanh các hợp đồng, RFP, đề xuất đấu thầu và điều kiện chấp nhận.Dành thời gian để đảm bảo rằng phản hồi của bạn là chính xác và đưa ra một giải pháp có thể hoàn thành lợi nhuận.Định dạng của một đề xuất đấu thầu thay đổi rộng rãi theo ngành, nhưng tất cả đều có cùng các yêu cầu cơ bản.Phần quan trọng nhất của bất kỳ phản ứng đấu thầu nào là thời hạn.Tất cả các RFP có ngày và thời gian được chỉ định rõ ràng trên tài liệu.Bất kỳ câu trả lời nào nhận được sau ngày này không thể được chấp nhận hoặc bao gồm trong quá trình xem xét.Luật hợp đồng rất rõ ràng về vấn đề này, và nhiều công ty đã được đưa ra tòa về việc trao hợp đồng cho các công ty đã đệ trình đề xuất đấu thầu của họ sau thời hạn.Các thẩm phán luôn quyết định có lợi cho nguyên đơn, người đã đệ trình đề xuất đấu thầu đúng hạn và có thể trao tiền bồi thường ngoài chi phí pháp lý. Phần đầu tiên của mỗi đề xuất đấu thầu là tổng quan về công ty trả lời RFP.Thông thường, công ty nên bao gồm nền tảng trong ngành, làm nổi bật các dự án thành công có quy mô tương tự hoặc lớn hơn, để chỉ ra khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty.Nếu công ty được liệt kê trên thị trường chứng khoán, điều này sẽ được bao gồm trong phần nền, cùng với các liên kết đến thông cáo báo chí, trang web của công ty và danh sách các nhân viên điều hành.Phần phản hồi sẽ nhận được nhiều sự chú ý nhất từ khách hàng.Kết quả là, nó nên được tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu điểm cho điểm.Nhiều công ty sử dụng cấu trúc của RFP để định dạng phản hồi của họ, tương quan từng phần để so sánh dễ dàng hơn cho khách hàng.Tài liệu hỗ trợ bổ sung được yêu cầu trong phản hồi phải được liệt kê là tài liệu phụ lục và được lập chỉ mục đúng.Nhiều công ty bao gồm việc trình bày phản hồi như một mục được đánh dấu trong ma trận đánh giá, làm cho nỗ lực này rất xứng đáng cho công ty trả lời.Giá thường là một phần riêng của đề xuất đấu thầu.Nếu có nhiều tùy chọn định giá được cung cấp, phản hồi sẽ chỉ ra rõ ràng giá trị chính, cùng với giá cho các giải pháp thay thế khác nhau.Nhiều hợp đồng mua hàng bao gồm một khoản phí định kỳ, chẳng hạn như cấp phép hoặc bảo trì hàng năm.Giá trị này nên được cung cấp trong phần này, với một dấu hiệu rõ ràng về độ dài của thời hạn.Bất kỳ hạn chế nào xung quanh việc chấp nhận đề xuất đấu thầu phải được đưa vào phản hồi.Điều này bao gồm các dòng thời gian để chấp nhận lời đề nghị, lập lịch để bắt đầu công việc, tính linh hoạt của tài nguyên và các vấn đề khác.Các điều khoản thanh toán thường được chỉ định trong phản hồi, để quá trình đàm phán có thể bắt đầu.