Τι είναι ένα έγγραφο ροής εργασίας;

Η ροή εργασίας είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τα βήματα μιας διαδικασίας.Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται σε οποιονδήποτε οργανισμό στον οποίο ένα προϊόν, ένα έγγραφο ή ιδέα, κινείται ανάμεσα σε τοποθεσίες ή τμήματα.Κατά μία έννοια, η ροή εργασίας μπορεί να γίνει κατανοητή ως μια επισκόπηση της πραγματικής εργασίας που εκτελείται για να φέρει μια διαδικασία στην ολοκλήρωση.Ένα έγγραφο ροής εργασίας είναι οποιαδήποτε αναφορά ή ανάλυση που περιγράφει τα στάδια μιας διαδικασίας, καθώς και τα οικονομικά, τους πόρους και τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε μια τέτοια διαδικασία.Ένα έγγραφο που διαβιβάζεται μέσω σταδίων μιας διαδικασίας, όπως νομοσχέδιο, ασφαλιστική απαίτηση ή τιμολόγιο, μπορεί επίσης να θεωρηθεί έγγραφο ροής εργασίας.

Οι διαχειριστές που επιδιώκουν να βελτιστοποιήσουν τις λειτουργίες μπορούν να δημιουργήσουν έγγραφα ροής εργασίας.Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να απαριθμήσουν τα τμήματα και τους εργαζόμενους μέσω των οποίων ένα έργο περνάει στην ολοκλήρωσή του.Τα έγγραφα μπορούν επίσης να περιέχουν λίστες πόρων, υλικών και εξοπλισμού που χρησιμοποιούνται σε κάθε ένα από τα στάδια της ροής εργασίας.Ένα έγγραφο ροής εργασίας μπορεί επίσης να βοηθήσει έναν διαχειριστή να κατανοήσει ποια στάδια μιας διαδικασίας είναι πιο δαπανηρά.Οι διαχειριστές μπορούν να καθορίσουν πόσο μπορεί να κοστίσει ένα προϊόν και επίσης να αποφασίσει για τμήματα ή τομείς που μπορούν να μειωθούν.Οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν τη χρήση εγγράφων ροής εργασίας.Οι διαχειριστικοί λογιστές μπορούν να παρουσιάσουν οικονομικά στοιχεία που επιτυγχάνονται από ένα έγγραφο ροής εργασίας.Για παράδειγμα, ένα έγγραφο ροής εργασίας μπορεί να αποτελείται χρησιμοποιώντας ειδικό λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας.Όταν ένας σχεδιαστής δημιουργεί ένα μοντέλο και ένα νομοσχέδιο, το έγγραφο μπορεί να διαβιβαστεί αυτόματα σε έναν επαγγελματία που είναι υπεύθυνος για το επόμενο στάδιο.

Αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται επίσης στις επιστημονικές κοινότητες.Οι ιατρικοί ειδικοί, για παράδειγμα, ενδέχεται να δημιουργήσουν έγγραφα ροής εργασίας που απεικονίζουν την εγκεφαλική δραστηριότητα.Μπορεί επίσης να δημιουργηθεί ένα έγγραφο ροής εργασίας για να περιγράψει τη σχέση μεταξύ ενός χρήστη και ενός μηχανήματος.

Όταν ένα έγγραφο ροής εργασίας περιγράφει ένα στοιχείο που διέρχεται από στάδια μιας διαδικασίας, αναφέρεται κανονικά σε μια πληρωμή ή μια υπηρεσία που πρέπει να εγκριθεί από επαγγελματίες σε διάφορα τμήματα.Για παράδειγμα, εάν ένας διευθυντής τμήματος διαπιστώσει ότι χρειάζεται νέους υπολογιστές, ο διαχειριστής μπορεί να προετοιμάσει ένα κόστος καταχώρησης εγγράφων.Αυτός ή αυτή θα μπορούσε στη συνέχεια να περάσει αυτό το έγγραφο μέχρι την αλυσίδα εντολών για να λάβει έγκριση.

Οι ασφαλιστικές εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης έγγραφα ροής εργασίας.Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι ισχυρισμοί κατατίθενται από πελάτες.Μια αξίωση μπορεί να μεταβιβαστεί σε έναν ασφαλιστή.Ένας αναδόχου μπορεί στη συνέχεια να το μεταβιβάσει σε έναν διευθυντή ή έναν εκτελεστικό που χρησιμοποιεί έρευνα και ανάλυση που δημιουργείται από έναν ασφαλιστή για να εγκρίνει τα ποσοστά.