Tài liệu quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các bước của một quy trình.Thuật ngữ này được sử dụng trong bất kỳ tổ chức nào trong đó một sản phẩm, tài liệu hoặc ý tưởng, di chuyển giữa các địa điểm hoặc phòng ban.Theo một nghĩa nào đó, quy trình làm việc có thể được hiểu là một cái nhìn tổng quan về công việc thực tế được thực hiện để mang lại một quá trình để hoàn thành.Một tài liệu quy trình làm việc là bất kỳ báo cáo hoặc phân tích nào mô tả các giai đoạn của một quy trình, cũng như tài chính, tài nguyên và thông tin có trong một quy trình như vậy.Một tài liệu được thông qua các giai đoạn của một quy trình, chẳng hạn như hóa đơn, yêu cầu bảo hiểm hoặc hóa đơn, cũng có thể được coi là một tài liệu quy trình công việc.Các nhà quản lý tìm cách tối ưu hóa các hoạt động có thể tạo ra các tài liệu quy trình công việc.Những tài liệu này có thể liệt kê các bộ phận và công nhân thông qua đó một dự án đi trên đường hoàn thành.Tài liệu cũng có thể chứa danh sách các tài nguyên, vật liệu và thiết bị được sử dụng trong mỗi giai đoạn quy trình công việc.Một tài liệu quy trình làm việc cũng có thể giúp người quản lý hiểu các giai đoạn nào của quy trình là tốn kém nhất. Các tài liệu minh họa các thành phần và giai đoạn của quy trình công việc có thể được sử dụng để lập ngân sách.Các nhà quản lý có thể xác định một sản phẩm có thể chi phí để thực hiện bao nhiêu và cũng quyết định đối với các bộ phận hoặc khu vực có thể bị thu hẹp.Các quy trình kiểm toán nội bộ cũng có thể bao gồm việc sử dụng các tài liệu quy trình công việc.Kế toán quản lý có thể trình bày dữ liệu tài chính đạt được từ tài liệu quy trình làm việc. Trong bối cảnh sản xuất, tài liệu quy trình làm việc có thể được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình sản xuất.Ví dụ: một tài liệu quy trình công việc có thể được sáng tác bằng phần mềm quản lý quy trình công việc đặc biệt.Khi một nhà thiết kế tạo ra một mô hình và một hóa đơn vật liệu, tài liệu có thể được tự động chuyển tiếp đến một chuyên gia chịu trách nhiệm cho giai đoạn sau. Các tài liệu này cũng được sử dụng trong các cộng đồng khoa học.Các chuyên gia y tế, ví dụ, có thể tạo ra các tài liệu quy trình công việc minh họa hoạt động của não.Một tài liệu quy trình làm việc cũng có thể được tạo để mô tả mối quan hệ giữa người dùng và máy.Khi một tài liệu quy trình công việc mô tả một mục thông qua các giai đoạn của một quy trình, nó thường đề cập đến một khoản thanh toán hoặc dịch vụ phải được các chuyên gia chấp thuận trong một số bộ phận khác nhau.Ví dụ, nếu một người quản lý bộ phận thấy rằng anh ta hoặc cô ta cần máy tính mới, người quản lý đó có thể chuẩn bị một chi phí niêm yết tài liệu.Sau đó, anh ta có thể chuyển tài liệu đó lên chuỗi chỉ huy để nhận được sự chấp thuận. Các công ty bảo hiểm cũng sử dụng các tài liệu quy trình làm việc.Trong những trường hợp này, các khiếu nại được nộp bởi khách hàng.Một yêu cầu có thể được chuyển cho một người bảo lãnh phát hành.Một người bảo lãnh phát hành sau đó có thể chuyển nó cho người quản lý hoặc giám đốc điều hành sử dụng nghiên cứu và phân tích được tạo bởi một người bảo lãnh phát hành để phê duyệt tỷ lệ.