Τι είναι ο προγραμματισμός της απόκτησης;

Ο σχεδιασμός απόκτησης είναι μια διαδικασία συντονισμού για την προετοιμασία για την ομαλή και ομαλή απόκτηση ενός νέου περιουσιακού στοιχείου ή προμήθειας.Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο για ιδιαίτερα μεγάλα ή σύνθετα περιουσιακά στοιχεία και είναι ιδιαίτερα κοινό σε κυβερνητικούς οργανισμούς.Οι οργανισμοί αυτοί πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώσουν όχι μόνο την ανάγκη για ένα περιουσιακό στοιχείο, αλλά τη διαδικασία που χρησιμοποιείται για την απόκτηση του, για να εξασφαλίσει τους φορολογούμενους ότι τα χρήματά τους δαπανώνται με σύνεση και κατάλληλα.Τα κυβερνητικά σχέδια μπορεί να είναι ανοιχτά σε μέλη του κοινού, εάν ένα περιουσιακό στοιχείο δεν είναι εμπιστευτικό στη φύση. "Υπάρχουν πολλά στάδια για τον σχεδιασμό απόκτησης, συμπεριλαμβανομένων των συνεδριάσεων για τον εντοπισμό των αναγκών, τον εντοπισμό περιουσιακών στοιχείων για την κάλυψη αυτών των αναγκών και την εξασφάλιση έγκρισης από τις αρμόδιες αρχές.Μόλις ένας οργανισμός έχει την έγκριση για να αγοράσει ένα περιουσιακό στοιχείο, μπορεί να προχωρήσει στη φάση συντονισμού του σχεδιασμού απόκτησης.Για παράδειγμα, εάν μια κυβερνητική υπηρεσία επιθυμεί να αντικαταστήσει τα συστήματα υπολογιστών της, πρέπει να αναπτύξει μια χρονική γραμμή για την αντικατάσταση και η χρονική γραμμή πρέπει να συζητήσει τους συγκεκριμένους ρόλους των διαφόρων εργαζομένων στη διαδικασία.Εργασίες των εργαζομένων για κάθε στάδιο, συμπεριλαμβανομένης της μεταφοράς, εκφόρτωσης, δοκιμών και εγκατάστασης περιουσιακών στοιχείων.Το επίπεδο του απαραίτητου σχεδιασμού μπορεί να εξαρτάται από το περιουσιακό στοιχείο.Στα στάδια του σχεδιασμού, το προσωπικό επιχειρεί να σκεφτεί τυχόν πιθανά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν, ώστε να μπορούν να τα προληφθούν ή να τα προβλέψουν.Οι τεχνικές προδιαγραφές του περιουσιακού στοιχείου υπόκεινται σε προσεκτική επανεξέταση για τον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων και ανησυχιών όπως η ευθραυστότητα ή η ανάγκη για ειδικό εξοπλισμό για την αντιμετώπιση του περιουσιακού στοιχείου.Για κάτι σαν την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος υπολογιστή, οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστούν μια ημέρα κατάρτισης ή περισσότερο για να μάθουν το νέο σύστημα.Οι σχεδιαστές πρέπει να χτίσουν εγκαίρως ή να αναστέλλουν την προσωρινή αναστολή, ενώ το περιουσιακό στοιχείο είναι εγκατεστημένο και δοκιμασμένο και οι εργαζόμενοι μαθαίνουν πώς να το χρησιμοποιούν.Οι σχεδιαστές μπορούν να αναπτύξουν σχέδια έκτακτης ανάγκης.Μια κυβερνητική υπηρεσία, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση σε ένα σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση προβλήματος με την εγκατάσταση ενός νέου. Οι ειδικοί στον σχεδιασμό της απόκτησης περιουσιακών στοιχείων μπορούν να ενεργούν ως σύμβουλοι και σύμβουλοι για να βοηθήσουν σε αυτή τη διαδικασία.Μπορούν να συμμετέχουν σε κάθε βήμα, από την αρχική συνάντηση για να συζητήσουν μια ανεκπλήρωτη ανάγκη για την τελική εγκατάσταση του περιουσιακού στοιχείου.Αυτό το έργο απαιτεί γνώση του οργανισμού, δεξιότητες κριτικής σκέψης και την ικανότητα να εξετάζουμε καταστάσεις από μια ποικιλία γωνιών.