Τι είναι ο διαχειριστής του διοικητικού βοηθού;

Ο Διευθυντής Διοικητικής Βοηθούς επιβλέπει την απόδοση της εργασίας των διοικητικών βοηθών στο χώρο εργασίας.Οι διοικητικοί βοηθοί εκτελούν μια ποικιλία καθηκόντων γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των καθηκόντων του ρεσεψιονίστ και των γραφικών.Οι διαχειριστές διοικητικών βοηθών εποπτεύουν την κατάρτιση νέων διοικητικών βοηθών, αναθέτουν τα καθήκοντά τους, κάνουν τα χρονοδιαγράμματα του προσωπικού, συλλέγουν φύλλα χρόνου των εργαζομένων και ολοκληρώνουν διάφορα άλλα καθήκοντα που κρατούν τα γραφεία που λειτουργούν ομαλά.

Οι διοικητικοί βοηθοί διαχειριστές γενικά εργάζονται σε μεγάλα γραφεία μέσα στα νοσοκομεία, τα σχολεία, τα νομικά γραφεία, και εταιρείες.Αυτοί οι τύποι επιχειρήσεων μεγάλης κλίμακας απαιτούν συνήθως αρκετούς διοικητικούς βοηθούς στο προσωπικό και αυτοί οι εργαζόμενοι απαιτούν κάποια επίβλεψη.Για παράδειγμα, ένα πανεπιστήμιο μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους διοικητικούς βοηθούς ανά τμήμα.Οι διαχειριστές διοικητικών βοηθών ενδέχεται να υποχρεούνται να επιτηρούν ομάδες τμημάτων ή να διαχειρίζονται τις δραστηριότητες όλων των βοηθών στην πανεπιστημιούπολη.

Ο Διοικητικός Βοηθός Διευθυντής μπορεί επίσης να εκτελέσει τα καθήκοντά του σε απευθείας σύνδεση, σε εικονική ιδιότητα.Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μια εταιρεία ή μια υπηρεσία έχει γραφεία σε πολλαπλές τοποθεσίες.Οι εικονικοί διοικητικοί βοηθοί διαχειριστές πρέπει συνήθως να έχουν άπταιστα την ηλεκτρονική επικοινωνία ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά και αποτελεσματικά ως τηλεπικοινωνίες υπαλλήλων.

Η πορεία προς μια θέση διαχειριστή του διοικητικού βοηθού συνήθως ακολουθεί ένα από τα δύο μαθήματα.Πολλοί διαχειριστές διοικητικών βοηθών ξεκίνησαν ως διοικητικοί βοηθοί, γραμματείς ή διαχειριστές γραφείων.Καθώς οι επιχειρήσεις για τις οποίες εργάζονται αναπτύσσονται ή ανοίγουν οι θέσεις μέσω τριβής, μπορούν να προωθηθούν στο καθεστώς διαχείρισης σε αναγνώριση των οργανωτικών δεξιοτήτων, της παραγωγικότητας και της ικανότητάς τους να επιβλέπουν άλλους.Μια λιγότερο τυπική πορεία προς μια καριέρα του διοικητικού βοηθού διαχειριστή είναι πιο εξορθολογισμένη.Οι επαγγελματικές σχολές, τα κοινοτικά κολέγια και ορισμένα πανεπιστήμια προσφέρουν προγράμματα ειδικά σχεδιασμένα για να διδάξουν τη γνώση και το σύνολο δεξιοτήτων που είναι απαραίτητα για έναν πτυχιούχο να αποκτήσει θέση διοικητικού βοηθού χωρίς να αναρριχηθεί στη σκάλα απασχόλησης.Σύμφωνα με τη σύνδεση Internet ή intranet, ένας διαχειριστής διοικητικών βοηθών πρέπει να είναι καλά ικανοποιημένος με τα καθήκοντα του προσωπικού τους.Αυτά περιλαμβάνουν συχνά την πληκτρολόγηση, την κατάθεση, την απάντηση σε τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών και τη διάδοση επίσημων πληροφοριών.Άλλα καθήκοντα περιλαμβάνουν την παραγγελία προμηθειών, τη διατήρηση του αποθέματος και τη διατήρηση εξοπλισμού γραφείου, όπως φωτοαντιγραφικά και εκτυπωτές.Οι διαχειριστές διοικητικών βοηθών εκπαιδεύουν επίσης και καθοδηγούν τους βοηθούς σε κατευθυντήριες γραμμές για την ασφάλεια και την κατάλληλη εθιμοτυπία των εργαζομένων.

Ο Διοικητικός Βοηθός Διευθυντής κερδίζει γενικά περισσότερο από έναν βοηθό διοικητικού, κυρίως λόγω των πρόσθετων αρμοδιοτήτων της εργασίας.Εκτός από τη δυνατότητα να εκτελούν όλες τις λειτουργίες ενός διοικητικού βοηθού, ένας διαχειριστής πρέπει να είναι σε θέση να συμμορφώνεται και να εκτελεί απαιτήσεις και κανονισμούς για τους ανθρώπινους πόρους, να συλλέγει και να διασκορπίζει τα σχετικά δεδομένα, να συνεντεύξει, να ενοικιάσει και να πυρπολήσει και να δημιουργήσει συχνά περίπλοκοΠρογράμματα εργασίας και διακοπών.Ορισμένοι διαχειριστές διοικητικών βοηθών ενεργούν επίσης ως ιδιωτικοί γραμματείς σε στελέχη, καθώς και διαχειριστές γραφείων.