Τι είναι ο εκτελεστικός βοηθός διοικητικής χρήσης;

Ένας εκτελεστικός διοικητικός βοηθός είναι το πρόσωπο που παρέχει ολοκληρωμένη υποστήριξη εκτελεστικής διαχείρισης, συνήθως σε εταιρικό ή επιχειρηματικό περιβάλλον.Μπορεί να εργαστεί αποκλειστικά για έναν διευθυντή ή να εξυπηρετήσει μια ομάδα εκτελεστικών διαχειριστών.Η δουλειά του είναι πολύπλευρη και γενικά απαιτεί υποδειγματικές οργανωτικές δεξιότητες.

Αυτή η θέση θεωρείται παραδοσιακά ότι έχει σημαντικά περισσότερα καθήκοντα και ευθύνες από εκείνη ενός γραμματέα ή διοικητικού βοηθού.Παρόλο που οι δεξιότητες των γραμματειών είναι σημαντικές για να είναι ένας επιτυχημένος εκτελεστικός βοηθός, η δουλειά γενικά συνεπάγεται την αντιμετώπιση των καθημερινών επιχειρηματικών υποθέσεων της εκτελεστικής εξουσίας.Τα καθήκοντα αυτής της εργασίας μπορούν επίσης να διασχίσουν συνήθως τη σφαίρα στην προσωπική βοήθεια.

Ο κύριος στόχος ενός αρμόδιου εκτελεστικού βοηθού είναι συνήθως να καταστεί η επιχειρηματική ζωή του Executive να λειτουργεί ομαλά και αποτελεσματικά.Αυτό γενικά απαιτεί εξαιρετική διαχείριση χρόνου και δεξιότητες προτεραιότητας έργου.Ο εκτελεστικός διοικητικός βοηθός έχει κανονικά την καθημερινή πρόσβαση στο ημερολόγιο του αφεντικού του, ώστε να μπορεί να σχεδιάζει αμοιβαία συναντήσεις, ταξίδια και κοινωνικούς διορισμούς.

Ο εκτελεστικός βοηθός διοικητικής χρήσης είναι συνήθως η πρώτη επαφή για τις επαγγελματικές επικοινωνίες του Executive.Συνήθως είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της εκτελεστικής και της χαμηλότερης διαχείρισης.Όταν οι εξωτερικοί πελάτες ή οι πωλητές απαιτούν επαφή με την εκτελεστική εξουσία, αυτός ο βοηθός συνήθως προβάλλει τηλεφωνήματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απρογραμμάτιστους επισκέπτες και διευθετεί τα ραντεβού που μπορούν να επιτευχθούν στις επιθυμίες του αφεντικού του., προετοιμασία αναφορών σχετικά με τις οικονομικές και εταιρικές δραστηριότητες και την κατάρτιση και τη διαχείριση του προσωπικού υποστήριξης χαμηλότερου επιπέδου.Η προετοιμασία σημειώσεων για τις διαγραμμένες επικοινωνίες απαιτείται συχνά από ένα άτομο σε αυτή τη θέση.Η τακτική επανεξέταση των πολιτικών και των διαδικασιών και η συζήτηση πιθανών αλλαγών σε αυτές αποτελούν γενικά μέρος της εκτελεστικής και εκτελεστικής διοικητικής βοηθού σχέσης.

Η διατήρηση των πελατών και των πελατών ευτυχής είναι συνήθως υψηλή προτεραιότητα για ένα άτομο με αυτή τη δουλειά.Η ικανότητα να επικοινωνεί αποτελεσματικά με κάθε είδους προσωπικότητες ισοδυναμεί με την επιτυχία.Η διπλωματία και η γοητεία απαιτούνται συχνά για να διευκολύνουν τις ευαίσθητες καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν λόγω των συγκρούσεων προγραμματισμού, της κακής επικοινωνίας ή των βασικών διαφορών στον χαρακτήρα.Οι δεξιότητες επεξεργασίας κειμένου είναι επίσης πολύτιμες.Ο βοηθός καλείται γενικά από τον ανώτερο του να ερευνήσει τους ανταγωνιστές, τους πωλητές και τις παροχές και τις επιλογές του ταξιδιωτικού προορισμού.Μεγάλα τμήματα των εταιρικών επικοινωνιών του συνήθως περιλαμβάνουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Απαιτείται γενικά πτυχίο κολλεγίων για αυτή τη θέση, αλλά απαιτείται γενικά δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο.Τα μαθήματα στις λειτουργίες υπολογιστών, στις δημόσιες σχέσεις ή στη διαχείριση γραφείων είναι χρήσιμα, όπως και το υπόβαθρο στη διοικητική ή εκτελεστική υποστήριξη.