Trợ lý hành chính điều hành là gì?

Một trợ lý hành chính điều hành là người cung cấp hỗ trợ quản lý điều hành toàn diện, thường là trong môi trường doanh nghiệp hoặc kinh doanh.Anh ta có thể làm việc riêng cho một người quản lý hoặc phục vụ một nhóm các nhà quản lý điều hành.Công việc của ông là nhiều mặt và thường đòi hỏi các kỹ năng tổ chức mẫu mực. Vị trí này theo truyền thống được coi là có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm hơn đáng kể so với thư ký hoặc trợ lý hành chính.Mặc dù các kỹ năng thư ký rất quan trọng để trở thành một trợ lý hành chính điều hành thành công, công việc thường đòi hỏi phải xử lý các vấn đề kinh doanh hàng ngày của giám đốc điều hành.Nhiệm vụ của công việc này cũng thường có thể vượt qua lĩnh vực hỗ trợ cá nhân. Mục tiêu chính của một trợ lý hành chính điều hành có thẩm quyền thường là làm cho cuộc sống kinh doanh của nhà điều hành diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.Điều này thường đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian và dự án tuyệt vời.Trợ lý hành chính điều hành thường có quyền truy cập hàng ngày vào lịch của ông chủ của mình để họ có thể lên kế hoạch cho các cuộc họp, các chuyến đi và các cuộc hẹn xã hội.Ông thường là người liên lạc giữa quản lý điều hành và quản lý thấp hơn.Khi các khách hàng bên ngoài hoặc nhà cung cấp yêu cầu liên hệ với giám đốc điều hành, trợ lý này thường sàng lọc các cuộc gọi điện thoại, e-mail, khách truy cập không được theo lịch trình và sắp xếp các cuộc hẹn có thể chấp nhận theo mong muốn của ông chủ., chuẩn bị báo cáo về các hoạt động tài chính và doanh nghiệp, và đào tạo và quản lý nhân viên hỗ trợ cấp thấp hơn.Chuẩn bị các bản ghi nhớ cho giao tiếp liên ngành thường được yêu cầu của một người ở vị trí này.Thường xuyên xem xét các chính sách và thủ tục và thảo luận về những thay đổi có thể có trong chúng thường là một phần của mối quan hệ trợ lý hành chính điều hành và điều hành. Giữ cho khách hàng và khách hàng thường là ưu tiên cao đối với một người làm việc này.Khả năng giao tiếp hiệu quả với tất cả các loại tính cách là tương đương với thành công.Ngoại giao và quyến rũ thường được yêu cầu để giảm bớt các tình huống tinh tế có thể phát sinh do xung đột lịch trình, thông tin sai lệch hoặc khác biệt cơ bản về tính cách.

Kỹ năng máy tính tuyệt vời thường được yêu cầu là trợ lý hành chính điều hành có thẩm quyền.Kỹ năng xử lý văn bản cũng được đánh giá cao.Trợ lý thường được yêu cầu bởi cấp trên của mình đối với các đối thủ nghiên cứu, các nhà cung cấp và các tiện nghi và lựa chọn điểm đến du lịch.Các bộ phận lớn trong truyền thông doanh nghiệp của ông thường liên quan đến e-mail và dịch vụ nhắn tin điện tử. Một bằng cấp đại học thường không cần thiết cho vị trí này nhưng bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương thường được yêu cầu.Các khóa học về hoạt động máy tính, quan hệ công chúng hoặc quản lý văn phòng rất hữu ích, cũng như một nền tảng về hỗ trợ hành chính hoặc điều hành.