Τι είναι το αυτοματοποιημένο ταχυδρομείο;

Το αυτοματοποιημένο ταχυδρομείο είναι ένα επιχειρηματικό εργαλείο που καθιστά δυνατή την επεξεργασία μεγάλων όγκων αλληλογραφίας με σχετική ευκολία.Ορισμένες εταιρείες κάνουν χρήση του εξοπλισμού και του προσωπικού για να χειριστούν την επεξεργασία αλληλογραφίας σε αυτή την κλίμακα, ενώ άλλες εταιρείες αναθέτουν σε εξωτερικούς κόστους αυτές τις λειτουργίες σε προμηθευτές που επικεντρώνονται ειδικά στον χειρισμό εκστρατειών απευθείας αλληλογραφίας, στην τακτική διανομή αλληλογραφίας σε πελάτες και σε άλλα συνεχιζόμενα έργα.Το σημείο της αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας είναι να επεξεργαστεί το ταχυδρομείο γρήγορα και αποτελεσματικά, μειώνοντας έτσι το κόστος που σχετίζεται με τη δημιουργία και τη διανομή κάθε μονάδας.

Ένα παράδειγμα χρήσης αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας είναι στη δημιουργία και την εκτέλεση μιας καμπάνιας άμεσης αλληλογραφίας.Προκειμένου να επιταχυνθεί η διαδικασία αποστολής μεγάλων όγκων διαφημιστικών κομματιών, όπως γράμματα ή καρτ ποστάλ, ο δημιουργός συχνά θα χρησιμοποιεί ηλεκτρονικές μεθόδους για να αντιμετωπίσει, να ταξινομήσει και να προετοιμάσει τα κομμάτια για αποστολή.Αυτές περιλαμβάνουν τη σάρωση αλληλογραφίας, τη δημιουργία μηνυμάτων συντρόφου και μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο της εκστρατείας και τη διανομή αυτών των ηλεκτρονικών μορφών μαζί με τα κομμάτια άμεσης αλληλογραφίας.

Το λογισμικό υπολογιστή χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας ή για την εκτύπωση ονομάτων και διευθύνσεων παραλήπτη στα ίδια τα κομμάτια.Οι μηχανές ταξινόμησης καθιστούν δυνατή τη διαχωρισμό των τεμαχίων με ταχυδρομικό κώδικα, γεγονός που με τη σειρά του διευκολύνει την χρήση των τιμών μαζικής αλληλογραφίας.Πολλές αυτοματοποιημένες στρατηγικές αλληλογραφίας χρησιμοποιούν επίσης την τεχνολογία εκτύπωσης λέιζερ για να εφαρμόσουν το κατάλληλο ποσό των ταχυδρομικών αποστολών ως μέρος της διαδικασίας διαλογής, επιτρέποντας στα κομμάτια να είναι έτοιμα για αποστολή σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα.

Το πλεονέκτημα του αυτοματοποιημένου ταχυδρομείου είναι ότι είναι δυνατόν να προετοιμαστούν και να σταλούν δεκάδες χιλιάδες κομμάτια αλληλογραφίας σε ένα κλάσμα του χρόνου που θα χρειαζόταν για να προετοιμάσουν τα ίδια κομμάτια με το χέρι.Ανάλογα με τη φύση των τεμαχίων αλληλογραφίας, η χρήση αυτοματοποιημένων εργαλείων θα επέτρεπε σε μια επιχείρηση να επεξεργάζεται περισσότερα κομμάτια σε μια ώρα από μια ομάδα δέκα έως δεκαπέντε ατόμων θα μπορούσε να επεξεργαστεί σε αρκετές εργάσιμες ημέρες.Αυτό μεταφράζεται σε σημαντική εξοικονόμηση για την εταιρεία, καθώς και την απελευθέρωση πολύτιμων πόρων προσωπικού για να επικεντρωθεί σε άλλες σημαντικές πτυχές της επιχείρησης.

Ενώ ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να δημιουργήσουν τη δική τους μονάδα ταξινόμησης αλληλογραφίας στο σπίτι, άλλες επιλέγουν να κάνουν χρήση αυτοματοποιημένων υπηρεσιών αλληλογραφίας για να χειριστούν τις καμπάνιες άμεσης αλληλογραφίας και άλλες μαζικές αποστολές.Πολλές από αυτές τις εταιρείες διατηρούν λίστες για τους πελάτες τους, καθώς και αποδείξεις εγγράφων που προετοιμάστηκαν για προηγούμενες καμπάνιες.Αυτό επιτρέπει στον πελάτη να συγκεντρώσει γρήγορα μια νέα καμπάνια άμεσης αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας στοιχεία από προηγούμενες μαζικές αποστολές, με σχετικά μικρό κόστος.Δεδομένου ότι πολλές από αυτές τις υπηρεσίες χρεώνουν ένα κατ 'αποκοπή ποσοστό ανά τεμάχιο που περιλαμβάνει την εκτύπωση, την απόδειξη, την αντιμετώπιση, την εφαρμογή ταχυδρομικών ταχυδρομικών αποστολών και ακόμη και την παράδοση στο ταχυδρομείο, είναι πολύ εύκολο να υπολογιστεί το κόστος του έργου αλληλογραφίας σε λίγα λεπτά.

Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης μιας αυτοματοποιημένης υπηρεσίας αλληλογραφίας είναι ότι πολλές εκπτώσεις όγκου προσφοράς.Καθώς ο πελάτης επιλέγει να στείλει περισσότερα αντίγραφα του ίδιου κομματιού, μειώνεται ο ρυθμός ανά αλληλογραφία.Αυτό μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να βελτιώσουν περαιτέρω το κόστος τους για διαφημιστική διαφήμιση μέσω άμεσης αλληλογραφίας ή ακόμα και να στέλνουν κομμάτια αλληλογραφίας σε υπάρχοντες πελάτες σε συνεχή βάση.