Thư tự động là gì?

Thư tự động là một công cụ kinh doanh cho phép xử lý khối lượng lớn thư một cách dễ dàng.Một số công ty sử dụng thiết bị và nhân sự để xử lý việc xử lý thư trên quy mô này, trong khi các công ty khác thuê ngoài các chức năng này cho các nhà cung cấp tập trung cụ thể vào việc xử lý các chiến dịch thư trực tiếp, phân phối thường xuyên các đoạn thư cho khách hàng và các dự án đang diễn ra khác.Điểm của thư tự động là xử lý thư một cách nhanh chóng và hiệu quả, do đó giảm chi phí liên quan đến việc tạo và phân phối của từng đơn vị.Một ví dụ về việc sử dụng thư tự động là trong việc tạo và thực hiện một chiến dịch thư trực tiếp.Để đẩy nhanh quá trình gửi thư lớn các phần quảng cáo như thư hoặc bưu thiếp, người khởi tạo thường sẽ sử dụng các phương thức điện tử để giải quyết, sắp xếp và chuẩn bị các phần để gửi thư.Chúng bao gồm quét thư, tạo fax đồng hành và tin nhắn email như một phần của chiến dịch và phân phối các định dạng điện tử này cùng với các phần thư trực tiếp.Phần mềm máy tính được sử dụng để tạo nhãn gửi thư hoặc để in tên và địa chỉ người nhận trên các phần.Sắp xếp các máy làm cho nó có thể tách biệt các mảnh theo mã bưu chính, từ đó giúp sử dụng tỷ lệ thư hàng loạt dễ dàng hơn.Nhiều chiến lược thư tự động cũng sử dụng công nghệ in laser để áp dụng số lượng bưu chính thích hợp như một phần của quy trình sắp xếp, cho phép các phần sẵn sàng gửi thư trong một khoảng thời gian tương đối ngắn.Lợi ích của thư tự động là có thể chuẩn bị và gửi hàng chục ngàn mẩu thư trong một phần nhỏ thời gian cần thiết để chuẩn bị những mảnh đó bằng tay.Tùy thuộc vào bản chất của các phần thư, sử dụng các công cụ tự động sẽ cho phép một doanh nghiệp xử lý nhiều phần trong một giờ so với một nhóm từ mười đến mười lăm người có thể xử lý trong nhiều ngày làm việc.Điều này chuyển thành tiết kiệm đáng kể cho công ty, cũng như giải phóng các nguồn lực nhân sự có giá trị để tập trung vào các khía cạnh quan trọng khác của hoạt động.Trong khi một số công ty chọn tạo cơ sở phân loại thư của riêng họ trong nhà, những người khác chọn sử dụng các dịch vụ thư tự động để xử lý các chiến dịch thư trực tiếp của họ và các thư khác.Nhiều công ty trong số này duy trì danh sách cho khách hàng của họ, cũng như bằng chứng về các tài liệu được chuẩn bị cho các chiến dịch trước đó.Điều này giúp khách hàng có thể nhanh chóng kết hợp một chiến dịch thư trực tiếp mới sử dụng các yếu tố từ các thư trước đây, với chi phí tương đối ít.Vì nhiều dịch vụ này tính phí một mảnh mỗi mảnh bao gồm in, chứng minh, địa chỉ, áp dụng bưu chính và thậm chí giao hàng cho bưu điện, rất dễ tính toán chi phí của dự án gửi thư trong vài phút.Một lợi thế khác của việc sử dụng dịch vụ thư tự động là nhiều giảm giá khối lượng.Khi khách hàng chọn gửi thêm các bản sao của cùng một tác phẩm, tỷ lệ trên mỗi thư giảm.Điều này có thể cho phép các công ty tinh chỉnh hơn nữa chi phí của họ cho quảng cáo thư trực tiếp hoặc thậm chí gửi thư gửi thư cho khách hàng hiện tại trên cơ sở liên tục.