Τι είναι ο κύκλος ζωής των αρχείων;

Ένας κύκλος ζωής των αρχείων περιγράφει κάθε φάση ενός εγγράφου, από τη δημιουργία έως την καταστροφή.Βοηθά τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να σχεδιάζουν αποθήκευση, προστασία, ανάκτηση και καταστροφή πληροφοριών σε διαφορετικά στάδια.Τα συστήματα διαχείρισης κύκλου ζωής συνήθως ελέγχουν τα άφθονα ποσά πληροφοριών με βολικό και ασφαλή τρόπο.

Ο προγραμματισμός λαμβάνει χώρα πριν από την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης κύκλου ζωής των αρχείων.Η ενσωμάτωση των διαδικασιών σε καθημερινές ρουτίνες διατηρεί αρχεία υπό έλεγχο και ασφαλές.Αυτός ο προγραμματισμός περιλαμβάνει συνήθως τεχνικές συλλογής, οργάνωσης, συντήρησης και διάθεσης σε όλο τον κύκλο ζωής των αρχείων.

Ο ορισμός των αρχείων περιλαμβάνει φωτογραφίες, γραφικά, χάρτες, ταινίες και ταινίες, τόσο ήχους όσο και οπτικά.Ένα αρχείο ισοδυναμεί με οτιδήποτε μπορεί να αναπαραχθεί, συνήθως με τη βοήθεια άλλου εξοπλισμού.Ορίζει δεδομένα από μέσα σε έναν οργανισμό ή από εξωτερικές πηγές και ένα αρχείο μπορεί να θεωρηθεί επίσημο ή ανεπίσημο.Τα επίσημα αρχεία συνήθως υποδηλώνουν πληροφορίες με καθορισμένη διάρκεια ζωής.

Τα επίσημα αρχεία περιλαμβάνουν οικονομικά έγγραφα ενός δημόσιου οργανισμού, μαζί με οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που ορίζονται από το νόμο ως δημόσιο αρχείο.Οι νομικές πληροφορίες που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο θα μπορούσαν επίσης να εμπίπτουν στην ταξινόμηση ενός επίσημου αρχείου που πρέπει να διατηρηθεί.Οι νόμοι σε πολλές δικαιοδοσίες εντολίζουν χρονοδιαγράμματα για τη διατήρηση των επίσημων αρχείων, όπως τα αρχεία του δικαστηρίου.

Τα αρχεία δημιουργούνται από ηλεκτρονικά μηνύματα, καταγεγραμμένες τηλεφωνικές κλήσεις, έντυπα έγγραφα και άλλα δεδομένα που δείχνουν πώς εξελίχθηκαν αποφάσεις.Οτιδήποτε μπορεί να είναι χρήσιμο για μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό στο μέλλον διατηρείται συνήθως σύμφωνα με τα αρχεία του κύκλου ζωής.Με την πρόοδο της τεχνολογίας, οι οντότητες αποθηκεύουν συνήθως τα αρχεία ηλεκτρονικά για να εξαλείψουν την ανάγκη για χώρους αποθήκευσης χαρτιού.

Οργάνωση πληροφοριών και καθορίζοντας τους παράγοντες χρήσης του στη διαχείριση του κύκλου ζωής των αρχείων.Ένα αρχείο πρέπει να καταγραφεί ή να κατατίθεται για εύκολη ανάκτηση όταν χρειάζεται ή ζητείται.Τα έντυπα, η αλληλογραφία και τα αντίγραφα αντίγραφα συνήθως αποθηκεύονται χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης που είναι εύκολο να κατανοηθεί και να πλοηγηθεί.

Αυτά τα αρχεία απαιτούν επίσης ένα σχέδιο συντήρησης και προστασίας, ειδικά για δεδομένα που αντιπροσωπεύουν πολύτιμες πληροφορίες με έναν κύκλο ζωής μόνιμων αρχείων.Σε πολλές περιοχές, αρχεία με ιστορική αξία αρχειοθετούνται σε κυβερνητικά αποθετήρια.Παραδείγματα αυτών των εγγράφων περιλαμβάνουν αρχεία γέννησης και θανάτου και προεδρικά έγγραφα.

Όταν τα δεδομένα φθάνουν στο τέλος του κύκλου ζωής του, επιτρέπεται η καταστροφή.Η διάθεση μπορεί να είναι κατάλληλη για σχέδια εγγράφων ή υλικά που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία των επίσημων αρχείων.Τα αντίγραφα μπορεί επίσης να καταστραφούν μετά τη διατήρηση του πρωτότυπου σε κάποια μορφή.Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ανεξάρτητους παρόχους υπηρεσιών για την παρακολούθηση της ζωής ενός δίσκου.