Mi az a rekord életciklusa?
A Records életciklusa körvonalazza a dokumentum minden fázisát, a teremtéstől a pusztításig.Segít a vállalkozásoknak és az ügynökségeknek az információk tárolására, védelmére, visszakeresésére és megsemmisítésére a különböző szakaszokban.Az életciklus -kezelési rendszerek rögzítése általában a bőséges mennyiségű információt kényelmes és biztonságos módon ellenőrzi.
A tervezés általában a nyilvántartások életciklus -kezelési folyamatainak végrehajtása előtt kerül sor.Az eljárások napi rutinokba történő beépítése ellenőrzés alatt áll és biztonságos.Ez a tervezés általában magában foglalja a nyilvántartások életciklusának gyűjtésére, szervezésére, karbantartására és ártalmatlanítására vonatkozó technikákat.
A lemezek meghatározása tartalmaz fotókat, grafikákat, térképeket, filmeket és szalagokat, mind audio, mind a vizuális.A nyilvántartás megegyezik bármivel, amely reprodukálható, általában más berendezések segítségével.Meghatározza az adatokat egy szervezeten belül vagy külső forrásokból, és a nyilvántartást hivatalosnak vagy nem hivatalosnak lehet tekinteni.A hivatalos nyilvántartások általában egy kijelölt élettartammal jelölik az információkat.
A hivatalos nyilvántartások közé tartozik az állami ügynökség pénzügyi dokumentumai, valamint a törvény által nyilvános nyilvántartás által meghatározott egyéb információk.A bíróságon felhasználható jogi információk egy hivatalos nyilvántartás besorolása alá tartozhatnak.A sok joghatóság törvényei kötelezik a hivatalos nyilvántartások, például a bírósági nyilvántartások megőrzésére szolgáló ütemterveket.
A nyilvántartások e-mailekből, rögzített telefonhívásokból, nyomtatott dokumentumokból és egyéb adatokból készülnek, amelyek megmutatják, hogyan alakultak a döntések.Bármit, ami hasznos lehet egy vállalkozás vagy szervezet számára a jövőben, általában a nyilvántartása életciklusának megfelelően megőrzi.A technológiai fejlődéssel az entitások általában elektronikusan tárolják a rekordokat, hogy kiküszöböljék a papír tárolási területek szükségességét.
információk szervezése és felhasználási tényezőinek meghatározása a nyilvántartások életciklus -menedzsmentjébe.A nyilvántartást katalogizálni vagy benyújtani az egyszerű visszakeresés céljából, amikor erre szükség van vagy kérik.Az űrlapokat, a levelezés és a másolat másolatait általában olyan iratrendszer segítségével tárolják, amely könnyen érthető és navigál.
Ezek a nyilvántartások karbantartási és védelmi tervet is igényelnek, különös tekintettel azokra az adatokra, amelyek értékes információkat képviselnek állandó nyilvántartási életciklussal.Számos régióban a történelmi értékű nyilvántartásokat a kormánytársaságok archiválják.Ezekre a dokumentumokra példa a születési és halálos nyilvántartások és az elnöki dokumentumok.
Amikor az adatok elérik az életciklusának végét, a pusztítás megengedett.A rendelkezésre álló dokumentumok vagy anyagok ártalmatlanítása lehet a hivatalos nyilvántartások elkészítéséhez.A másolatokat is megsemmisíthetik, miután az eredeti szerepet valamilyen formában megőrizték.Egyes vállalkozások független szolgáltatókat használnak a lemezek élettartamának nyomon követésére.