Apa itu Catatan Siklus Hidup?

A mencatat siklus hidup menguraikan setiap fase dokumen, dari penciptaan hingga kehancuran.Ini membantu bisnis dan agensi merencanakan penyimpanan, perlindungan, pengambilan, dan perusakan informasi pada berbagai tahap.Catatan Sistem manajemen siklus hidup biasanya mengontrol jumlah informasi dengan cara yang nyaman dan aman.

Perencanaan umumnya terjadi sebelum mencatat proses manajemen siklus hidup diimplementasikan.Memasukkan prosedur ke dalam rutinitas harian menjaga catatan di bawah kendali dan aman.Perencanaan ini biasanya mencakup teknik untuk pengumpulan, organisasi, pemeliharaan, dan pembuangan di seluruh catatan siklus hidup.

Definisi catatan termasuk foto, grafik, peta, film, dan kaset, baik audio dan visual.Catatan setara dengan apa pun yang dapat direproduksi, biasanya dengan bantuan peralatan lain.Ini mendefinisikan data dari dalam organisasi atau dari sumber luar, dan catatan mungkin dianggap resmi atau tidak resmi.Catatan resmi biasanya menunjukkan informasi dengan umur yang ditentukan.

Catatan resmi mencakup dokumen keuangan agen publik, bersama dengan informasi lain yang ditentukan oleh hukum sebagai catatan publik.Informasi hukum yang dapat digunakan di pengadilan mungkin juga termasuk dalam klasifikasi catatan resmi yang harus dipertahankan.Undang -undang di banyak yurisdiksi mengamanatkan jadwal untuk pelestarian catatan resmi, seperti catatan pengadilan.

Catatan dibuat dari email, panggilan telepon yang direkam, dokumen cetak, dan data lain yang menunjukkan bagaimana keputusan berkembang.Apa pun yang mungkin berguna bagi bisnis atau organisasi di masa depan biasanya dipertahankan sesuai dengan catatannya siklus hidup.Dengan kemajuan teknologi, entitas biasanya menyimpan catatan secara elektronik untuk menghilangkan kebutuhan area penyimpanan kertas.

Mengatur informasi dan menentukan faktor penggunaannya ke dalam catatan manajemen siklus hidup.Catatan harus dikatalogkan atau diajukan untuk pengambilan yang mudah saat dibutuhkan atau diminta.Formulir, korespondensi, dan salinan duplikat biasanya disimpan menggunakan sistem pengarsipan yang mudah dipahami dan dinavigasi.

Catatan -catatan ini juga memerlukan rencana pemeliharaan dan perlindungan, terutama untuk data yang mewakili informasi berharga dengan siklus hidup catatan permanen.Di banyak daerah, catatan dengan nilai historis diarsipkan dalam repositori pemerintah.Contoh -contoh dari dokumen -dokumen ini termasuk catatan kelahiran dan kematian dan dokumen presiden.

Ketika data mencapai akhir dari siklus hidupnya, kehancuran diizinkan.Pembuangan mungkin sesuai untuk draft dokumen atau bahan yang digunakan untuk menyiapkan catatan resmi.Duplikat mungkin juga dihancurkan setelah aslinya dilestarikan dalam beberapa bentuk.Beberapa bisnis menggunakan penyedia layanan independen untuk melacak rentang kehidupan rekor.