Vòng đời của hồ sơ là gì?

Một vòng đời ghi lại phác thảo từng giai đoạn của một tài liệu, từ sáng tạo đến phá hủy.Nó giúp các doanh nghiệp và cơ quan có kế hoạch lưu trữ, bảo vệ, truy xuất và phá hủy thông tin ở các giai đoạn khác nhau.Ghi lại các hệ thống quản lý vòng đời thường kiểm soát một lượng lớn thông tin một cách thuận tiện và an toàn.Lập kế hoạch thường diễn ra trước khi hồ sơ quy trình quản lý vòng đời được thực hiện.Kết hợp các thủ tục vào các thói quen hàng ngày giữ hồ sơ được kiểm soát và an toàn.Kế hoạch này thường bao gồm các kỹ thuật để thu thập, tổ chức, bảo trì và xử lý trong suốt vòng đời hồ sơ.Định nghĩa của các bản ghi bao gồm hình ảnh, đồ họa, bản đồ, phim và băng, cả âm thanh và hình ảnh.Một bản ghi tương đương với bất cứ điều gì có thể được sao chép, thường là với sự trợ giúp của các thiết bị khác.Nó xác định dữ liệu từ bên trong một tổ chức hoặc từ các nguồn bên ngoài và một hồ sơ có thể được coi là chính thức hoặc không chính thức.Hồ sơ chính thức thường biểu thị thông tin với tuổi thọ được chỉ định.Hồ sơ chính thức bao gồm các tài liệu tài chính của một cơ quan công cộng, cùng với bất kỳ thông tin nào khác được pháp luật xác định là hồ sơ công khai.Thông tin pháp lý có thể được sử dụng tại tòa án cũng có thể thuộc về việc phân loại một hồ sơ chính thức cần được duy trì.Luật pháp trong nhiều khu vực pháp lý bắt buộc các mốc thời gian để bảo quản hồ sơ chính thức, chẳng hạn như hồ sơ tòa án.Các bản ghi được tạo từ e-mail, các cuộc gọi điện thoại được ghi lại, tài liệu in và dữ liệu khác cho thấy các quyết định phát triển như thế nào.Bất cứ điều gì có thể hữu ích cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức trong tương lai thường được giữ lại theo vòng đời hồ sơ của nó.Với những tiến bộ trong công nghệ, các thực thể thường lưu trữ hồ sơ điện tử để loại bỏ sự cần thiết của các khu vực lưu trữ giấy.Tổ chức thông tin và xác định các yếu tố sử dụng của nó vào hồ sơ quản lý vòng đời.Một hồ sơ nên được phân loại hoặc nộp để dễ dàng truy xuất khi cần hoặc yêu cầu.Các biểu mẫu, thư từ và các bản sao trùng lặp thường được lưu trữ bằng hệ thống nộp đơn dễ hiểu và điều hướng.Những hồ sơ này cũng yêu cầu một kế hoạch bảo trì và bảo vệ, đặc biệt đối với dữ liệu đại diện cho thông tin có giá trị với vòng đời hồ sơ vĩnh viễn.Ở nhiều khu vực, hồ sơ có giá trị lịch sử được lưu trữ trong kho chính phủ.Ví dụ về các tài liệu này bao gồm hồ sơ sinh và tử và các tài liệu của tổng thống.Khi dữ liệu đến cuối vòng đời của nó, sự phá hủy được cho phép.Xử lý có thể phù hợp cho các tài liệu hoặc tài liệu dự thảo được sử dụng để chuẩn bị hồ sơ chính thức.Các bản sao cũng có thể bị phá hủy sau khi bản gốc được bảo tồn dưới một hình thức nào đó.Một số doanh nghiệp sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ độc lập để theo dõi một cuộc sống kỷ lục.