Ano ang mga tala sa buhay na siklo?

Ang isang talaan ng siklo ng buhay ay nagbabalangkas sa bawat yugto ng isang dokumento, mula sa paglikha hanggang sa pagkawasak.Tumutulong ito sa mga negosyo at ahensya na plano para sa imbakan, proteksyon, pagkuha, at pagkawasak ng impormasyon sa iba't ibang yugto.Itinala ang mga sistema ng pamamahala ng siklo ng buhay na karaniwang kinokontrol ang mga mahahalagang halaga ng impormasyon sa isang maginhawa at ligtas na paraan.

Ang pagpaplano ay karaniwang nagaganap bago ang mga talaan ng mga proseso ng pamamahala ng siklo ng buhay ay ipinatupad.Ang pagsasama ng mga pamamaraan sa pang -araw -araw na gawain ay nagpapanatili ng mga talaan sa ilalim ng kontrol at ligtas.Ang pagpaplano na ito ay karaniwang nagsasama ng mga pamamaraan para sa koleksyon, samahan, pagpapanatili, at pagtatapon sa buong ikot ng buhay.

Ang kahulugan ng mga talaan ay may kasamang mga larawan, graphics, mapa, pelikula, at mga teyp, parehong audio at visual.Ang isang talaan ay katumbas ng anumang bagay na maaaring kopyahin, karaniwang sa tulong ng iba pang kagamitan.Tinukoy nito ang data mula sa loob ng isang samahan o mula sa labas ng mga mapagkukunan, at ang isang tala ay maaaring ituring na opisyal o hindi opisyal.Ang mga opisyal na tala ay karaniwang nagpapahiwatig ng impormasyon na may isang itinalagang habang -buhay.

Ang mga opisyal na talaan ay may kasamang mga dokumento sa pananalapi ng isang pampublikong ahensya, kasama ang anumang iba pang impormasyon na tinukoy ng batas bilang isang pampublikong talaan.Ang ligal na impormasyon na maaaring magamit sa korte ay maaari ring mahulog sa ilalim ng pag -uuri ng isang opisyal na tala na dapat mapanatili.Ang mga batas sa maraming mga nasasakupan ay nag -uutos ng mga takdang oras para sa pagpapanatili ng mga opisyal na talaan, tulad ng mga tala sa korte.

Ang mga tala ay nilikha mula sa mga e-mail, naitala na mga tawag sa telepono, nakalimbag na dokumento, at iba pang data na nagpapakita kung paano nagbago ang mga desisyon.Ang anumang bagay na maaaring maging kapaki -pakinabang sa isang negosyo o organisasyon sa hinaharap ay karaniwang pinapanatili ayon sa mga tala sa buhay ng mga tala nito.Sa pagsulong sa teknolohiya, ang mga entidad ay karaniwang nag -iimbak ng mga talaan ng elektroniko upang maalis ang pangangailangan para sa mga lugar ng imbakan ng papel.

Pag -aayos ng impormasyon at pagtukoy ng mga kadahilanan ng paggamit nito sa mga talaan ng pamamahala sa siklo ng buhay.Ang isang talaan ay dapat na naka -catalog o isampa para sa madaling pagkuha kung kinakailangan o hiniling.Ang mga form, sulat, at dobleng kopya ay karaniwang naka -imbak gamit ang isang sistema ng pag -file na madaling maunawaan at mag -navigate.

Ang mga rekord na ito ay nangangailangan din ng isang plano sa pagpapanatili at proteksyon, lalo na para sa data na kumakatawan sa mahalagang impormasyon na may isang permanenteng pag -ikot ng buhay na ikot.Sa maraming mga rehiyon, ang mga tala na may makasaysayang halaga ay nai -archive sa mga repositori ng gobyerno.Ang mga halimbawa ng mga dokumentong ito ay kasama ang mga talaan ng kapanganakan at kamatayan at mga dokumento ng pangulo.

Kapag naabot ng data ang pagtatapos ng siklo ng buhay nito, pinahihintulutan ang pagkawasak.Ang pagtatapon ay maaaring angkop para sa mga draft na dokumento o materyales na ginamit upang maghanda ng mga opisyal na talaan.Ang mga duplicate ay maaari ring masira matapos ang orihinal ay napanatili sa ilang anyo.Ang ilang mga negosyo ay gumagamit ng mga independiyenteng tagapagbigay ng serbisyo upang subaybayan ang mga buhay ng isang record.