Τι είναι η διαχείριση διαδικασιών ροής εργασίας;

Η διαχείριση της διαδικασίας ροής εργασίας είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται στην τεχνολογία της πληροφορίας (IT) και στη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών για να περιγράψει όλα τα βήματα και την υποδομή που απαιτούνται για τη δημιουργία και τη λειτουργία μιας διαδικασίας ηλεκτρονικής ροής εργασίας.Μια διαδικασία ροής εργασίας είναι μια σειρά βημάτων ή καθηκόντων που πρέπει να ολοκληρωθούν από διαφορετικούς τομείς του οργανισμού.Στην ιδανική περίπτωση, αυτή η διαδικασία επιτυγχάνεται με τη χρήση εργαλείων λογισμικού υπολογιστών για την αύξηση της αποτελεσματικότητας, της διαφάνειας και του χρόνου ανάκαμψης.Ένα απλό παράδειγμα είναι ένα αίτημα επιστροφής εξόδων.Ο υπάλληλος που υπέστη το κόστος ολοκληρώνει ένα έντυπο με όλες τις πληροφορίες που έχει και στη συνέχεια το υποβάλλει στον διευθυντή του.Ο διαχειριστής εξετάζει τις λεπτομέρειες, προσθέτει πρόσθετες πληροφορίες και υποδεικνύει έγκριση ή άρνηση του αιτήματος.Εάν το αίτημα εγκριθεί, υποβάλλεται στο Τμήμα Επεξεργασίας και Πληρωμών.Εάν απορριφθεί, επιστρέφεται στον εργαζόμενο, συνήθως με μια σημείωση εξήγησης.

Η διαχείριση της διαδικασίας ροής εργασίας αναφέρεται στα εργαλεία και το λογισμικό υπολογιστών που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία, την εφαρμογή και την υποστήριξη αυτής της διαδικασίας.Αυτό είναι συνήθως ένας συνδυασμός υλικού, υποδομής και λογισμικού.Τα πραγματικά εργαλεία και ο εξοπλισμός που απαιτούνται εξαρτώνται από το μέγεθος του οργανισμού και τη μέθοδο παράδοσης.Παραδοσιακά, αυτά τα εργαλεία περιορίζονταν σε συγκεκριμένους χρήστες, αλλά οι αλλαγές στην τεχνολογία έχουν καταστήσει δυνατή την παροχή εργαλείων ροής εργασίας μέσω του Διαδικτύου.Ένα εργαλείο που βασίζεται στο Διαδίκτυο θα απαιτήσει εγκατάσταση σε διακομιστή ιστού, πρόσβαση στο Διαδίκτυο, χωρητικότητα αποθήκευσης και ασφάλεια.Το ποσό του απαιτούμενου υλικού εξαρτάται συνήθως από τον αριθμό των χρηστών, τον όγκο των συναλλαγών και τη διαθεσιμότητα του συστήματος. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα εργαλείων διαχείρισης διαδικασιών εργασίας, καθώς πρόκειται για μια γνωστή κατηγορία προϊόντων.Η συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρήσεων συνήθως μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα χρησιμοποιώντας ηλεκτρονική ροή εργασίας.Τα πρόσθετα οφέλη περιλαμβάνουν βελτιωμένη διαφάνεια και ικανότητα αναφοράς, καθώς και λογοδοσία για όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία.

Κατά την επιλογή μιας λύσης διαχείρισης διαδικασιών ροής εργασίας, είναι συνήθως σημαντικό να θυμόμαστε ότι το εξειδικευμένο προσωπικό θα απαιτείται για την εφαρμογή και την υποστήριξη αυτής της λύσης.Οι απαιτούμενες δεξιότητες περιλαμβάνουν επιχειρηματική ανάλυση, διαχείριση έργων, υποστήριξη λογισμικού και διαχείριση.Μπορεί να είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να αναθεωρήσετε λεπτομερώς τις προδιαγραφές του προϊόντος για να εξασφαλίσετε την πλήρη κατανόηση των απαιτήσεων του έργου.Μια ανάλυση κόστους και παροχών είναι ένας άλλος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι όλα τα στρώματα του οργανισμού έχουν δεσμευτεί για το έργο πριν αρχίσει.