Apa itu manajemen proses alur kerja?
Manajemen proses alur kerja adalah istilah yang digunakan dalam teknologi informasi (TI) dan manajemen proses bisnis untuk menggambarkan semua langkah dan infrastruktur yang diperlukan untuk membuat dan mengoperasikan proses alur kerja elektronik.Proses alur kerja adalah serangkaian langkah atau tugas yang harus diselesaikan oleh berbagai bidang organisasi.Idealnya, proses ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak komputer untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan waktu penyelesaian.
Meskipun istilah ini cukup lama, kebanyakan orang sangat akrab dengan konsep alur kerja.Contoh sederhana adalah permintaan penggantian biaya.Karyawan yang mengeluarkan biaya melengkapi formulir dengan semua informasi yang dimilikinya dan kemudian menyerahkannya kepada manajernya.Manajer meninjau detailnya, menambahkan informasi tambahan, dan menunjukkan persetujuan atau penolakan permintaan.Jika permintaan disetujui, diserahkan ke departemen akun untuk pemrosesan dan pembayaran.Jika ditolak, dikembalikan ke karyawan, biasanya dengan catatan penjelasan.
Manajemen proses alur kerja mengacu pada alat dan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk membuat, mengimplementasikan, dan mendukung proses ini.Ini biasanya merupakan kombinasi dari perangkat keras, infrastruktur, dan perangkat lunak.Alat dan peralatan aktual yang diperlukan tergantung pada ukuran organisasi dan metode pengiriman.Secara tradisional, alat -alat ini terbatas pada pengguna tertentu, tetapi perubahan dalam teknologi telah memungkinkan untuk menyediakan alat alur kerja melalui Internet.
Perangkat keras dan infrastruktur yang diperlukan untuk manajemen proses alur kerja terutama tergantung pada perangkat lunak yang dipilih.Alat berbasis internet akan memerlukan instalasi di server web, akses ke internet, kapasitas penyimpanan, dan keamanan.Jumlah perangkat keras yang dibutuhkan biasanya tergantung pada jumlah pengguna, volume transaksi, dan ketersediaan sistem.
Ada berbagai macam alat perangkat lunak manajemen proses alur kerja yang tersedia, karena ini adalah kategori produk yang terkenal.Sebagian besar bisnis biasanya dapat menghemat waktu dan uang menggunakan alur kerja elektronik.Manfaat tambahan termasuk peningkatan transparansi dan kapasitas pelaporan, serta akuntabilitas untuk semua peserta dalam proses tersebut.
Saat memilih solusi manajemen proses alur kerja, biasanya penting untuk diingat bahwa staf yang terampil akan diminta untuk menerapkan dan mendukung solusi ini.Keterampilan yang diperlukan termasuk analisis bisnis, manajemen proyek, dukungan perangkat lunak, dan administrasi.Penting untuk meluangkan waktu untuk meninjau spesifikasi produk secara rinci untuk memastikan pemahaman penuh tentang persyaratan proyek.Analisis biaya dan manfaat adalah cara lain untuk memastikan bahwa semua lapisan organisasi berkomitmen untuk proyek sebelum dimulai.