Quản lý quy trình quy trình công việc là gì?

Quản lý quy trình quy trình công việc là một thuật ngữ được sử dụng trong công nghệ thông tin (CNTT) và quản lý quy trình kinh doanh để mô tả tất cả các bước và cơ sở hạ tầng cần thiết để tạo và vận hành quy trình quy trình công việc điện tử.Một quy trình quy trình làm việc là một loạt các bước hoặc nhiệm vụ phải được hoàn thành bởi các lĩnh vực khác nhau của tổ chức.Lý tưởng nhất, quá trình này được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm máy tính để tăng hiệu quả, tính minh bạch và thời gian quay vòng. Mặc dù thuật ngữ này khá dài, nhưng hầu hết mọi người đều rất quen thuộc với khái niệm về quy trình làm việc.Một ví dụ đơn giản là một yêu cầu hoàn trả chi phí.Nhân viên phát sinh chi phí hoàn thành một biểu mẫu với tất cả thông tin anh ta hoặc cô ta có và sau đó gửi nó cho người quản lý của mình.Người quản lý xem xét các chi tiết, thêm thông tin bổ sung và cho biết phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.Nếu yêu cầu được phê duyệt, nó sẽ được gửi đến bộ phận tài khoản để xử lý và thanh toán.Nếu bị từ chối, nó sẽ được trả lại cho nhân viên, thường là với một lưu ý giải thích.Đây thường là sự kết hợp của phần cứng, cơ sở hạ tầng và phần mềm.Các công cụ và thiết bị thực tế cần thiết phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và phương thức giao hàng.Theo truyền thống, các công cụ này bị hạn chế đối với người dùng cụ thể, nhưng những thay đổi trong công nghệ đã giúp cung cấp các công cụ quy trình làm việc thông qua Internet.Một công cụ dựa trên Internet sẽ yêu cầu cài đặt trên máy chủ web, truy cập vào Internet, dung lượng lưu trữ và bảo mật.Lượng phần cứng cần thiết thường phụ thuộc vào số lượng người dùng, khối lượng giao dịch và tính khả dụng của hệ thống. Có một loạt các công cụ phần mềm quản lý quy trình quy trình công việc có sẵn, vì đây là một danh mục sản phẩm nổi tiếng.Phần lớn các doanh nghiệp thường có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách sử dụng quy trình làm việc điện tử.Các lợi ích bổ sung bao gồm cải thiện tính minh bạch và khả năng báo cáo, cũng như trách nhiệm đối với tất cả những người tham gia trong quá trình. Khi chọn giải pháp quản lý quy trình quy trình công việc, điều quan trọng cần nhớ là nhân viên lành nghề sẽ được yêu cầu thực hiện và hỗ trợ giải pháp này.Các kỹ năng cần thiết bao gồm phân tích kinh doanh, quản lý dự án, hỗ trợ phần mềm và quản trị.Điều quan trọng là phải dành thời gian để xem xét các thông số kỹ thuật của sản phẩm một cách chi tiết để đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ về các yêu cầu của dự án.Phân tích chi phí và lợi ích là một cách khác để đảm bảo rằng tất cả các lớp của tổ chức được cam kết với dự án trước khi nó bắt đầu.