Πώς μπορώ να επιλέξω τις καλύτερες δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης χρόνου;

Μία από τις προκλήσεις για έναν διευθυντή σε ένα χώρο εργασίας είναι η βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων.Οι δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης του χρόνου μπορούν να βοηθήσουν έναν διαχειριστή να βελτιώσει την παραγωγικότητα, διδάσκοντας τους υπαλλήλους πώς να διαχειριστεί καλύτερα το χρόνο εργασίας και να αποτρέψει την απώλεια χρόνου λόγω των περισπασμών, των μη ουσιαστικών δραστηριοτήτων και άλλων κοινών προβλημάτων στο χώρο εργασίας.Η άλλη πλευρά του νομίσματος, ωστόσο, είναι ότι οι δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης του χρόνου πρέπει να διδάσκουν στους υπαλλήλους πώς να κάνουν διαλείμματα για να αποφευχθεί η εξάντληση ή η υπερφόρτωση.Μια προπόνηση μπορεί να περιλαμβάνει αρκετές δραστηριότητες που αποσκοπούν στην αναγνώριση προβληματικών περιοχών και των μεταβαλλόμενων συμπεριφορών για την πρόληψη των προβλημάτων να συμβούν και πάλι.

Η πρώτη και ίσως πιο σημαντική από όλες τις δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης του χρόνου που ένας διευθυντής πρέπει να παρουσιάσει στους υπαλλήλους του είναι η συνοπτική δραστηριότητα.Κατά τη διάρκεια αυτής της δραστηριότητας, κάθε υπάλληλος θα συμπληρώσει ένα πλέγμα που διατίθεται στις οκτώ έως δέκα ώρες μιας εργάσιμης ημέρας.Ο υπάλληλος θα κάνει μια λίστα με όλες τις δραστηριότητες που ανέλαβε κατά τη διάρκεια κάθε ώρας κατά την προηγούμενη εργάσιμη ημέρα.Όλες οι δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία καθώς και οι άσχετες δραστηριότητες θα πρέπει να αναφέρονται και οι εργαζόμενοι θα πρέπει να έχουν ατιμωρησία, ώστε να συμπληρώσουν ειλικρινά το φύλλο.Αυτό θα δώσει σε κάθε υπάλληλο μια ιδέα για το πότε οι πιο παραγωγικοί του χρόνοι ήταν κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν οι λιγότερο παραγωγικοί χρόνοι ήταν, και σε ποιες περιοχές χάθηκε.

Άλλες δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν τον πειραματικό προγραμματισμό.Αυτό σημαίνει ότι κάθε υπάλληλος θα αναλύσει όταν είναι το πιο και λιγότερο παραγωγικό και να προγραμματίσει την ημέρα του γύρω από εκείνους τους χρόνους.Τα δύσκολα καθήκοντα που απαιτούν συγκέντρωση πρέπει να γίνουν σε περιόδους υψηλής παραγωγικότητας και τα καθήκοντα θα πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια των χαμηλών χρόνων παραγωγικότητας.Εάν ένας υπάλληλος δεν παρουσιάζει τάσεις, θα πρέπει να πειραματιστεί με το να κάνει τα πιο δύσκολα καθήκοντα ή τα λιγότερο επιθυμητά πρώτα πράγμα το πρωί, καθώς αυτό θα εξασφαλίσει ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί και ο εργαζόμενος είναι λιγότερο άγχος και πιο εστιασμένος για τοΤο υπόλοιπο της ημέρας.

Ο καθορισμός στόχου είναι μία από τις πιο παραβλεπόμενες δραστηριότητες κατάρτισης διαχείρισης χρόνου, επειδή οι στόχοι συχνά δεν φαίνεται να σχετίζονται άμεσα με τη διαχείριση του χρόνου.Ωστόσο, οι εργαζόμενοι που θέτουν στόχους για τον εαυτό τους θα έχουν σαφή σημεία αναφοράς για επιτυχία ή αποτυχία και θα είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσουν το χρόνο τους με σύνεση για να επιτύχουν αυτούς τους στόχους.Μέρος του καθορισμού στόχου είναι η εξάλειψη των δραστηριοτήτων που δεν είναι σημαντικές ή δραστηριότητες ανάθεσης που δεν χρειάζεται απαραίτητα να γίνουν από αυτόν τον εργαζόμενο.Αυτό εξασφαλίζει ότι ο εργαζόμενος έχει αρκετό χρόνο για να αφιερώσει την επίτευξη στόχων και όχι να κάνει πολυάσχολη δουλειά.