Τι κάνει ένας βοηθός διαχείρισης;

Ένας βοηθός διαχείρισης, γνωστός και ως εκτελεστικός γραμματέας, παρέχει βοήθεια σε ένα ή περισσότερα στελέχη ανώτερων επιπέδων.Αυτό το άτομο μπορεί να υποστηρίξει τον Πρόεδρο, τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον Αντιπρόεδρο ή τον επικεφαλής του τμήματος σε έναν οργανισμό.Τα καθήκοντα ενδέχεται να σχετίζονται με διοικητικές λειτουργίες που αφορούν τις ανάγκες της εκτελεστικής και της οργάνωσης.Οι ευθύνες εργασίας για έναν βοηθό διαχείρισης συνήθως ξεπερνούν τις γενικές γραφικές λειτουργίες για να περιλαμβάνουν σύνθετα καθήκοντα όπως η αναλυτική έρευνα και η προετοιμασία της έκθεσης.Ένας βοηθός διαχείρισης μπορεί επίσης να επιβλέπει άλλο υπάλληλο του γραφείου του οργανισμού.

Ένα πρόσωπο που απασχολείται ως βοηθός διαχείρισης είναι υπεύθυνος για το χειρισμό των διοικητικών λειτουργιών για ένα ή πολλαπλά ανώτερα στελέχη.Οι διοικητικές ευθύνες που η εκτελεστική εξουσία είναι υπεύθυνη για τον οργανισμό συνήθως ανατίθεται σε αυτό το άτομο.Μεγάλο μέρος αυτής της διοικητικής υποστήριξης περιλαμβάνει την προετοιμασία σημειώσεων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλης αλληλογραφίας για λογαριασμό της εκτελεστικής εξουσίας.Αυτό το άτομο διατηρεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης, απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα διαδρομών.Τα πρόσθετα καθήκοντα ενδέχεται να περιλαμβάνουν ταξινόμηση ταχυδρομείου και φαξ.

Η αποτελεσματική εκτέλεση ευθύνων ενδέχεται να απαιτεί να απαιτεί καλές οργανωτικές δεξιότητες και την ικανότητα πολλαπλών εργασιών.Ο εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να είναι υπεύθυνος για την οργάνωση συναντήσεων και διασκέψεων.Αυτό μπορεί επίσης να απαιτεί συντονισμό πολλαπλών χρονοδιαγραμμάτων και χειρισμό όλων των λεπτομερειών που αφορούν τη συνάντηση.Γενικά, η προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης και η παραγγελία γευμάτων ή αναψυκτικών αποτελούν επίσης μέρος των ευθυνών αυτού του ατόμου.

Όταν η εκτελεστική εξουσία πρέπει να ταξιδέψει για επιχειρήσεις, ο βοηθός διαχείρισης είναι συνήθως υπεύθυνος για την εξασφάλιση της αεροπορικής εταιρείας, της ενοικίασης αυτοκινήτων και των ξενοδοχείων, όπως απαιτείται.Οι βοηθοί διαχείρισης θα διατηρούν συχνά το ημερολόγιο της εκτελεστικής εξουσίας και θα διατηρούν την εκτελεστική συνειδητοποίηση των καθημερινών και επερχόμενων διορισμών, των συναντήσεων και των ταξιδιών που σχετίζονται με την εταιρεία.Συνήθως θα προετοιμάσει υλικά παρουσίασης για το αφεντικό του που συνδέονται με τις συναντήσεις.

Μεγάλο μέρος των διοικητικών καθηκόντων που εκχωρούνται στον βοηθό διαχείρισης εξαρτώνται από το τι είναι πρόθυμο να μεταβιβάσει η εκτελεστική εξουσία.Αυτό θα μπορούσε να οδηγήσει σε πιο περίπλοκα καθήκοντα πέρα από τα βασικά γραφικά καθήκοντα που συνήθως απαιτούνται για κάποιον που βοηθά άλλο άτομο.Ένα παράδειγμα αυτών των σύνθετων εργασιών είναι η προετοιμασία και η διανομή αναφορών.

Η γνώση των εφαρμογών υπολογιστών με ενδιάμεσες ή προηγμένες δεξιότητες είναι συνήθως απαραίτητη για την εκτέλεση εργασιών με ελάχιστη εποπτεία.Ο βοηθός διαχείρισης μπορεί επίσης να διαχειριστεί ειδικά έργα που σχετίζονται με ολόκληρο τον οργανισμό και να διατηρούν βάσεις δεδομένων.Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, τα γενικά καθήκοντα HR ενδέχεται επίσης να αποτελούν μέρος των καθημερινών ευθυνών του.

Μια άλλη ευθύνη για ορισμένους βοηθούς διαχείρισης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την επίβλεψη του υπαλλήλου του γραφείου χαμηλότερου επιπέδου στον οργανισμό.Αυτό απαιτεί την ύπαρξη δεξιοτήτων ηγεσίας και δεξιοτήτων διαχείρισης.Είναι πιθανό ότι ο βοηθός διαχείρισης θα πρέπει να σχεδιάσει, να αναθέσει και να παρακολουθεί τη ροή εργασίας του υπαλλήλου του υπαλλήλου στο τμήμα.Μαζί με την εποπτεία, ο βοηθός είναι συνήθως το άτομο για τις καθημερινές εργασίες σχετικά με τον εξοπλισμό γραφείου ή τα θέματα συντήρησης κτιρίων.