Trợ lý quản lý làm gì?

Một trợ lý quản lý, còn được gọi là thư ký điều hành, cung cấp hỗ trợ cho một hoặc nhiều giám đốc điều hành cấp cao.Người này có thể hỗ trợ chủ tịch, CEO, phó chủ tịch hoặc người đứng đầu bộ phận trong một tổ chức.Nhiệm vụ có thể liên quan đến các chức năng hành chính cụ thể theo nhu cầu của điều hành và tổ chức.Trách nhiệm công việc cho một trợ lý quản lý thường vượt ra ngoài các chức năng văn thư chung để liên quan đến các nhiệm vụ phức tạp như nghiên cứu phân tích và chuẩn bị báo cáo.Một trợ lý quản lý cũng có thể giám sát các nhân viên giáo sĩ khác tại tổ chức. Một người làm việc làm trợ lý quản lý chịu trách nhiệm xử lý các chức năng hành chính cho một hoặc nhiều giám đốc điều hành cấp cao.Các trách nhiệm hành chính mà người điều hành chịu trách nhiệm trong tổ chức thường được giao cho người này.Phần lớn hỗ trợ hành chính này bao gồm chuẩn bị các bản ghi nhớ, email và các thư từ khác thay mặt cho giám đốc điều hành.Người này duy trì một hệ thống nộp đơn, trả lời các cuộc gọi điện thoại và thông báo định tuyến.Nhiệm vụ bổ sung có thể liên quan đến việc sắp xếp thư và fax.Thực hiện trách nhiệm hiệu quả có thể yêu cầu có kỹ năng tổ chức tốt và khả năng đa nhiệm vụ.Thư ký điều hành có thể chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp và hội nghị.Điều này cũng có thể yêu cầu điều phối nhiều lịch trình và xử lý tất cả các chi tiết liên quan đến cuộc họp.Nói chung, việc chuẩn bị chương trình nghị sự và đặt bữa ăn hoặc giải khát cũng là một phần của trách nhiệm của người này.Khi nhà điều hành phải đi công tác, trợ lý quản lý thường chịu trách nhiệm đảm bảo hàng không, cho thuê xe hơi và sắp xếp khách sạn khi cần thiết.Trợ lý quản lý thường sẽ duy trì lịch điều hành và giữ cho giám đốc điều hành nhận thức được các cuộc hẹn, cuộc họp và du lịch liên quan đến công ty.Anh ta thường sẽ chuẩn bị các tài liệu trình bày cho sếp của mình có liên quan đến các cuộc họp.Phần lớn các nhiệm vụ hành chính được giao cho Trợ lý quản lý phụ thuộc vào những gì người điều hành sẵn sàng ủy thác.Điều này có thể dẫn đến các nhiệm vụ phức tạp hơn ngoài các nhiệm vụ giáo sĩ cơ bản thường được yêu cầu cho người hỗ trợ người khác.Một ví dụ về các nhiệm vụ phức tạp này là chuẩn bị và phân phối các báo cáo.Kiến thức về các ứng dụng máy tính với các kỹ năng trung gian hoặc nâng cao thường rất cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ với sự giám sát tối thiểu.Trợ lý quản lý cũng có thể quản lý các dự án đặc biệt liên quan đến toàn bộ tổ chức và duy trì cơ sở dữ liệu.Tùy thuộc vào quy mô của công ty, nhiệm vụ tổng hợp nhân sự cũng có thể là một phần trách nhiệm hàng ngày của ông.Một trách nhiệm khác đối với một số trợ lý quản lý cũng có thể liên quan đến việc giám sát nhân viên giáo sĩ cấp thấp hơn trong tổ chức.Điều này đòi hỏi có kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý.Có thể là trợ lý quản lý sẽ phải lập kế hoạch, chỉ định và giám sát luồng công việc của nhân viên giáo sĩ trong bộ phận.Cùng với giám sát, trợ lý thường là người dành cho các hoạt động văn phòng hàng ngày liên quan đến thiết bị văn phòng hoặc các vấn đề bảo trì tòa nhà.