Mit csinál egy vezetői asszisztens?
Egy vezetési asszisztens, más néven ügyvezető titkár, segítséget nyújt egy vagy több vezető szintű vezetõnek.Ez a személy támogathatja az elnököt, vezérigazgatót, alelnököt vagy osztályvezetőt egy szervezeten belül.A feladatok a végrehajtó és a szervezet igényeire jellemző adminisztratív funkciókhoz kapcsolódhatnak.A menedzsment asszisztens munkakötelezettsége általában túlmutat az általános irodai funkciókon, hogy olyan összetett feladatokat tartalmazzon, mint például az analitikai kutatás és a jelentéskészítés.A vezetési asszisztens felügyelheti a szervezet más irodai személyzetét is.Az adminisztratív felelősségeket, amelyekért az ügyvezető igazgató felelős a szervezeten belül, általában ehhez a személyhez rendelik.A közigazgatási támogatás nagy része magában foglalja a feljegyzések, e -mailek és egyéb levelezések elkészítését a végrehajtó nevében.Ez a személy fenntartja a bejelentési rendszert, válaszol a telefonhívásokra és az üzeneteket.A kiegészítő feladatok magukban foglalhatják a levelek és a faxok rendezését.
A felelősségvállalás hatékony elvégzéséhez jó szervezeti készségekkel és a több feladatra való képességhez lehet szükség.Lehet, hogy az ügyvezető titkár felelős az ülések és konferenciák szervezéséért.Ehhez több ütemterv koordinálására és az ülésre vonatkozó összes részlet kezelésére is szükség lehet.Általában a napirend előkészítése és az étkezés vagy frissítők megrendelése szintén részét képezi ennek a személynek a felelőssége.
Amikor az ügyvezetõnek üzleti tevékenységet kell utaznia, a menedzsment asszisztens általában a légitársaság, az autókölcsönzés és a szállodai megállapodások biztosításáért felelős.A vezetői asszisztensek gyakran fenntartják az ügyvezető naptárát, és tisztában tartják az ügyvezetőt a napi és a közelgő kinevezésekről, találkozókról és a társasággal kapcsolatos utazásokról.Általában előállítja a prezentációs anyagokat a főnökének, amely a találkozókhoz kapcsolódik.
A menedzsment asszisztenshez rendelt adminisztratív feladatok nagy része attól függ, hogy az ügyvezető igazgató hajlandó -e átruházni.Ez összetettebb feladatokhoz vezethet az alapvető papi feladatokon túl, amelyek általában olyan személyek számára szükségesek, akik egy másik személyt segítenek.Ezeknek a komplex feladatoknak a példája a jelentések elkészítése és terjesztése.
A közbenső vagy fejlett készségekkel rendelkező számítógépes alkalmazások ismerete általában elengedhetetlen a minimális felügyeletes feladatok elvégzéséhez.A menedzsment asszisztens a teljes szervezettel kapcsolatos speciális projekteket is kezelhet, és az adatbázisokat karbantarthatja.A társaság méretétől függően a HR általános feladatok is részét képezhetik a napi felelősségének.
Egyes vezetői asszisztensekért való másik felelősségvállalás magában foglalhatja a szervezet alacsonyabb szintű irodai személyzetének felügyeletét is.Ehhez vezetői képességekkel és vezetési készségekkel kell rendelkezni.Lehetséges, hogy a vezetői asszisztensnek meg kell terveznie, kiosztania és figyelnie kell az osztályon belüli irodai személyzet munkájának folyamatát.A felügyelet mellett az asszisztens általában a napi irodai műveletekhez vezető személy az irodai felszerelések vagy az épületkarbantartási kérdések vonatkozásában.