Apa yang dilakukan asisten manajemen?

Asisten manajemen, juga dikenal sebagai sekretaris eksekutif, memberikan bantuan kepada satu atau lebih eksekutif tingkat senior.Orang ini dapat mendukung presiden, CEO, wakil presiden, atau kepala departemen dalam suatu organisasi.Tugas mungkin terkait dengan fungsi administratif khusus untuk kebutuhan eksekutif dan organisasi.Tanggung jawab kerja untuk asisten manajemen biasanya melampaui fungsi klerikal umum untuk melibatkan tugas -tugas kompleks seperti penelitian analitik dan persiapan laporan.Asisten manajemen juga dapat mengawasi staf klerikal lainnya di organisasi tersebut.

Seseorang yang dipekerjakan sebagai asisten manajemen bertanggung jawab untuk menangani fungsi administrasi untuk satu atau beberapa eksekutif senior.Tanggung jawab administratif yang bertanggung jawab kepada eksekutif dalam organisasi biasanya ditugaskan kepada orang ini.Banyak dari dukungan administratif ini termasuk menyiapkan memo, email, dan korespondensi lainnya atas nama eksekutif.Orang ini memelihara sistem pengarsipan, menjawab panggilan telepon, dan mengarahkan pesan.Tugas tambahan mungkin melibatkan penyortiran surat dan faks.

Melakukan tanggung jawab secara efektif mungkin memerlukan keterampilan organisasi yang baik dan kemampuan untuk multi-tugas.Sekretaris Eksekutif mungkin bertanggung jawab untuk mengatur pertemuan dan konferensi.Ini juga mungkin memerlukan koordinasi beberapa jadwal dan menangani semua detail yang berkaitan dengan rapat.Secara umum, menyiapkan agenda dan memesan makanan atau minuman juga merupakan bagian dari tanggung jawab orang ini.

Ketika eksekutif harus bepergian untuk bisnis, asisten manajemen biasanya bertanggung jawab untuk mengamankan maskapai penerbangan, penyewaan mobil, dan pengaturan hotel sesuai kebutuhan.Asisten manajemen akan sering mempertahankan kalender eksekutif dan membuat eksekutif tetap sadar akan janji harian, pertemuan, dan perjalanan terkait perusahaan.Dia biasanya akan menyiapkan materi presentasi untuk bosnya yang terkait dengan pertemuan.

Banyak tugas administratif yang ditugaskan kepada asisten manajemen bergantung pada apa yang bersedia didelegasikan oleh eksekutif.Ini dapat menyebabkan tugas yang lebih kompleks di luar tugas klerik dasar yang biasanya diperlukan untuk seseorang yang membantu orang lain.Contoh dari tugas -tugas kompleks ini adalah mempersiapkan dan mendistribusikan laporan.

Pengetahuan tentang aplikasi komputer dengan keterampilan menengah atau canggih biasanya penting untuk melakukan tugas dengan pengawasan minimum.Asisten manajemen juga dapat mengelola proyek khusus yang terkait dengan seluruh organisasi dan memelihara basis data.Bergantung pada ukuran perusahaan, tugas generalis SDM mungkin juga menjadi bagian dari tanggung jawab hariannya.

Tanggung jawab lain untuk beberapa asisten manajemen juga dapat melibatkan pengawasan staf klerikal tingkat bawah dalam organisasi.Ini membutuhkan keterampilan kepemimpinan dan keterampilan manajemen.Ada kemungkinan bahwa asisten manajemen harus merencanakan, menugaskan, dan memantau aliran kerja staf klerikal di dalam departemen.Seiring dengan pengawasan, asisten biasanya menjadi orang yang masuk akal untuk operasi kantor harian mengenai peralatan kantor atau masalah pemeliharaan bangunan.