Ano ang ginagawa ng isang katulong sa pamamahala?

Ang isang katulong sa pamamahala, na kilala rin bilang isang executive secretary, ay nagbibigay ng tulong sa isa o higit pang mga executive ng senior level.Maaaring suportahan ng taong ito ang pangulo, CEO, bise presidente, o pinuno ng departamento sa loob ng isang samahan.Ang mga tungkulin ay maaaring nauugnay sa mga pagpapaandar ng administratibo na tiyak sa mga pangangailangan ng ehekutibo at samahan.Ang mga responsibilidad sa trabaho para sa isang katulong sa pamamahala ay karaniwang lumampas sa mga pangkalahatang pag -andar ng clerical upang maisangkot ang mga kumplikadong gawain tulad ng analytical research at paghahanda ng ulat.Ang isang katulong sa pamamahala ay maaari ring mangasiwa ng iba pang kawani ng clerical sa samahan.Ang mga responsibilidad sa administratibo na ang ehekutibo ay may pananagutan sa loob ng samahan na karaniwang itinalaga sa taong ito.Karamihan sa suportang pang -administratibo ay kasama ang paghahanda ng mga memo, email, at iba pang sulat sa ngalan ng ehekutibo.Ang taong ito ay nagpapanatili ng isang sistema ng pag -file, sumasagot sa mga tawag sa telepono, at mga ruta ng mga mensahe.Ang mga karagdagang tungkulin ay maaaring kasangkot sa pag -uuri ng mail at fax.

Ang mga responsibilidad sa pagsasagawa ng epektibo ay maaaring mangailangan ng pagkakaroon ng mahusay na mga kasanayan sa organisasyon at ang kakayahang multi-task.Ang Executive Secretary ay maaaring maging responsable para sa pag -aayos ng mga pagpupulong at kumperensya.Maaaring mangailangan din ito ng pag -coordinate ng maraming mga iskedyul at paghawak sa lahat ng mga detalye na nauukol sa pulong.Karaniwan, ang paghahanda ng agenda at pag -order ng mga pagkain o pampalamig ay bahagi din ng mga responsibilidad ng taong ito.

Kapag ang ehekutibo ay kailangang maglakbay para sa negosyo, ang katulong sa pamamahala ay karaniwang responsable para sa pag -secure ng eroplano, pag -upa ng kotse, at pag -aayos ng hotel kung kinakailangan.Ang mga katulong sa pamamahala ay madalas na mapanatili ang kalendaryo ng ehekutibo at mapanatili ang kamalayan ng ehekutibo sa pang-araw-araw at paparating na mga appointment, pagpupulong, at paglalakbay na may kaugnayan sa kumpanya.Karaniwan niyang ihahanda ang mga materyales sa pagtatanghal para sa kanyang boss na nauugnay sa mga pagpupulong.

Karamihan sa mga gawaing pang -administratibo na itinalaga sa katulong sa pamamahala ay nakasalalay sa kung ano ang handang mag -delegate ng ehekutibo.Ito ay maaaring humantong sa mas kumplikadong mga gawain na lampas sa mga pangunahing tungkulin ng clerical na karaniwang kinakailangan para sa isang taong tumutulong sa ibang tao.Ang isang halimbawa ng mga kumplikadong gawain na ito ay naghahanda at namamahagi ng mga ulat.

Ang kaalaman sa mga aplikasyon ng computer na may intermediate o advanced na kasanayan ay karaniwang mahalaga upang maisagawa ang mga gawain na may minimum na pangangasiwa.Ang pamamahala ng katulong ay maaari ring pamahalaan ang mga espesyal na proyekto na may kaugnayan sa buong samahan at mapanatili ang mga database.Depende sa laki ng kumpanya, ang mga tungkulin ng HR generalist ay maaari ring maging bahagi ng kanyang pang -araw -araw na responsibilidad.

Ang isa pang responsibilidad para sa ilang mga katulong sa pamamahala ay maaari ring kasangkot sa pangangasiwa ng mga kawani ng mas mababang antas ng clerical sa samahan.Nangangailangan ito ng pagkakaroon ng mga kasanayan sa pamumuno at mga kasanayan sa pamamahala.Posible na ang pamamahala ng katulong ay kailangang magplano, magtalaga, at subaybayan ang daloy ng trabaho ng mga kawani ng clerical sa loob ng kagawaran.Kasabay ng pangangasiwa, ang katulong ay karaniwang ang go-to person para sa pang-araw-araw na operasyon ng tanggapan tungkol sa kagamitan sa opisina o mga isyu sa pagpapanatili ng gusali.