Τι κάνει ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων;

Ένας δημόσιος υπάλληλος αρχείων διατηρεί τα αρχεία και τα αρχεία κυβερνητικών ή δημόσιων οργανισμών.Μπορεί να είναι υπεύθυνη για έγγραφα για μια μικρή τοπική κοινότητα ή για μια μεγαλύτερη περιοχή ή περιοχή.Σε ορισμένες θέσεις, ο υπάλληλος μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή νέων πληροφοριών που γίνονται μέρος της βάσης δεδομένων του γραφείου.

Οι ευθύνες αυτής της εργασίας ποικίλλουν ανάλογα με τη γεωγραφική θέση του γραφείου δημόσιων αρχείων.Τα δημόσια αρχεία ορίζονται και οργανώνονται διαφορετικά σε κάθε χώρα και δικαιοδοσία.Ορισμένοι δημόσιοι οργανισμοί καταγράφουν και αρχειοθετούν μόνο προσωπικά στοιχεία, όπως πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου, άδειες γάμου και πολιτικών συνδικάτων και διατάγματα διαζυγίου.Άλλοι επικεντρώνονται στη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις πωλήσεις ή τη μεταφορά γης και ακίνητης περιουσίας, περιοχές χωροταξίας, δημόσια χρήση γης και γενικά δημογραφικά στοιχεία.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας οργανισμός μπορεί να χειριστεί όλα τα δημόσια αρχεία.

Για πολλά χρόνια, ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων ήταν γενικά υποχρεωμένος να συλλέγει και να διατηρεί αρχεία αρχείων όλων των αρχείων και εγγράφων.Στη δεκαετία του 1980, πολλά αρχεία μεταφέρθηκαν στο Microfiche για να διευκολυνθούν η αποθήκευση και η πρόσβαση.Περίπου μια δεκαετία αργότερα, ο αποθηκευτικός χώρος του σκληρού δίσκου του υπολογιστή αντικατέστησε το Microfiche ως το προτιμώμενο σύστημα για την αποθήκευση και τη διασφάλιση των δημόσιων αρχείων.Με βάση αυτές τις προόδους, εξελίχθηκε η δουλειά ενός υπαλλήλου δημόσιων αρχείων.Τώρα αναμένεται συνήθως να έχει δεξιότητες πληροφορικής για την καταγραφή, πρόσβαση και διάδοση πληροφοριών.Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα αρχεία σε microfiche και χαρτί εξακολουθούν να βρίσκονται στη διαδικασία μεταφοράς σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή.Αυτό είναι συνήθως μέρος της δουλειάς της, καθώς και πολλά δημόσια αρχεία είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, ένας δημόσιος υπάλληλος αρχείων απαιτείται συχνά για να βοηθήσει τους ανθρώπους στην πρόσβαση τους.Αυτό συχνά απαιτεί να παρέχει υποστήριξη τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Σε ορισμένες περιπτώσεις, αναμένεται να εισπράξει αμοιβές για αντίγραφα των εγγράφων που ζητούνται online ή μέσω ταχυδρομείου. Αν και ο όρος δημόσια αρχεία συνεπάγεται ότι οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές είναι άμεσα διαθέσιμες στο ευρύ κοινό, αυτό δεν συμβαίνει συνήθως.Κανόνες που διέπουν τα αρχεία που είναι διαθέσιμα στο ευρύ κοινό ποικίλλουν ανάλογα με την περιοχή.Ένας υπάλληλος δημόσιων αρχείων αναμένεται συνήθως να είναι γνώστης των οποίων τα αρχεία είναι διαθέσιμα για δημόσιο έλεγχο και ποιοι μπορούν να θεωρηθούν μόνο από όσους έχουν κλήσεις ή κρίσεις που επιτρέπουν την απελευθέρωσή τους.ή ισοδύναμο.Η γνώση ή η εμπειρία στην τεχνολογία των υπολογιστών προτιμάται συχνά.Απαιτούνται γενικά καλές δεξιότητες δημόσιων σχέσεων, καθώς και ισχυρό υπόβαθρο στη συντήρηση αρχείων και καταγραφής.Η εμπειρία εργασίας στις σχέσεις με τους πελάτες ή τη διοικητική υποστήριξη απαιτείται από ορισμένους εργοδότες.