Apa yang dilakukan Petugas Catatan Publik?

Petugas catatan publik menyimpan file dan catatan pemerintah atau lembaga publik.Dia mungkin bertanggung jawab atas dokumen untuk komunitas lokal kecil atau untuk wilayah atau sekitarnya yang lebih besar.Di beberapa posisi, petugas mungkin juga bertanggung jawab untuk merekam informasi baru yang menjadi bagian dari database biro.

Tanggung jawab pekerjaan ini bervariasi tergantung pada lokasi geografis Kantor Catatan Publik.Catatan publik didefinisikan dan diselenggarakan secara berbeda di setiap negara dan yurisdiksi.Beberapa organisasi publik hanya mencatat dan mengarsipkan informasi pribadi, seperti sertifikat kelahiran dan kematian, lisensi pernikahan dan serikat sipil dan dekrit perceraian.Yang lain berkonsentrasi pada pengumpulan informasi tentang penjualan atau transfer tanah dan real estat, distrik zonasi, penggunaan lahan publik dan demografi umum.Dalam beberapa kasus, satu agen dapat menangani semua catatan publik.

Selama bertahun -tahun, petugas catatan publik umumnya diharuskan untuk mengumpulkan dan memelihara file copy dari semua catatan dan dokumen.Pada 1980 -an, banyak catatan ditransfer ke microfiche untuk memfasilitasi penyimpanan dan akses.Sekitar satu dekade kemudian, penyimpanan hard disk komputer menggantikan microfiche sebagai sistem yang disukai untuk menyimpan dan melindungi catatan publik.Berdasarkan kemajuan ini, pekerjaan petugas catatan publik berkembang.Dia sekarang biasanya diharapkan memiliki keterampilan komputer untuk merekam, mengakses, dan menyebarkan informasi.Dalam beberapa kasus, file pada microfiche dan kertas masih dalam proses ditransfer ke database komputer.Ini biasanya merupakan bagian dari pekerjaannya juga.

Karena banyak catatan publik tersedia secara online, petugas catatan publik sering diperlukan untuk membantu orang mengaksesnya.Ini sering mengharuskannya untuk memberikan dukungan telepon atau email.Dalam beberapa kasus, ia diharapkan untuk mengumpulkan biaya untuk salinan dokumen yang diminta secara online atau melalui surat.

Meskipun istilah catatan publik menyiratkan informasi yang terkandung di dalamnya tersedia untuk masyarakat umum, yang umumnya bukan masalahnya.Aturan yang mengatur catatan mana yang tersedia untuk masyarakat umum bervariasi berdasarkan wilayah.Petugas Catatan Publik biasanya diharapkan memiliki pengetahuan tentang catatan mana yang tersedia untuk pengawasan publik dan mana yang hanya dapat dilihat oleh mereka yang memiliki panggilan pengadilan atau penilaian yang mengizinkan pembebasan mereka.atau setara.Pengetahuan atau pengalaman dalam teknologi komputer sering lebih disukai.Keterampilan hubungan masyarakat yang baik umumnya diperlukan, serta latar belakang yang kuat dalam file dan pemeliharaan catatan.Pengalaman kerja dalam hubungan pelanggan atau dukungan administrasi diperlukan oleh beberapa pengusaha.