Thư ký hồ sơ công khai làm gì?

Một thư ký hồ sơ công khai duy trì các hồ sơ và hồ sơ của các cơ quan chính phủ hoặc công cộng.Cô ấy có thể phụ trách các tài liệu cho một cộng đồng địa phương nhỏ hoặc cho một khu vực hoặc vùng lân cận lớn hơn.Ở một số vị trí, nhân viên bán hàng cũng có thể chịu trách nhiệm ghi lại thông tin mới trở thành một phần của cơ sở dữ liệu của Cục.Trách nhiệm của công việc này khác nhau tùy thuộc vào vị trí địa lý của Văn phòng Hồ sơ Công cộng.Hồ sơ công khai được xác định và tổ chức khác nhau ở mỗi quốc gia và quyền tài phán.Một số tổ chức công cộng ghi lại và chỉ lưu trữ thông tin cá nhân, chẳng hạn như giấy chứng nhận sinh và tử, giấy phép kết hôn và công đoàn dân sự và nghị định ly hôn.Những người khác tập trung vào việc thu thập thông tin về việc bán hoặc chuyển nhượng đất và bất động sản, các khu vực phân vùng, sử dụng đất công và nhân khẩu học chung.Trong một số trường hợp, một cơ quan có thể xử lý tất cả các hồ sơ công khai.Trong nhiều năm, một thư ký hồ sơ công khai thường được yêu cầu thu thập và duy trì các tệp sao chép cứng của tất cả các hồ sơ và tài liệu.Vào những năm 1980, nhiều hồ sơ đã được chuyển sang microfiche để tạo điều kiện lưu trữ và truy cập.Khoảng một thập kỷ sau, lưu trữ đĩa cứng máy tính đã thay thế microfiche làm hệ thống ưa thích để lưu trữ và bảo vệ các hồ sơ công khai.Dựa trên những tiến bộ này, công việc của một thư ký hồ sơ công khai đã phát triển.Bây giờ cô ấy thường có các kỹ năng máy tính để ghi lại, truy cập và phổ biến thông tin.Trong một số trường hợp, các tệp trên microfiche và giấy vẫn đang trong quá trình được chuyển sang cơ sở dữ liệu máy tính.Đây cũng là một phần công việc của cô ấy. Vì nhiều hồ sơ công khai có sẵn trực tuyến, một nhân viên hồ sơ công khai thường được yêu cầu để hỗ trợ mọi người truy cập họ.Điều này thường yêu cầu cô ấy cung cấp hỗ trợ điện thoại hoặc e-mail.Trong một số trường hợp, cô dự kiến sẽ thu phí cho các bản sao của các tài liệu được yêu cầu trực tuyến hoặc qua thư. Mặc dù thuật ngữ hồ sơ công khai ngụ ý thông tin có trong đó có sẵn cho công chúng nói chung, đó không phải là trường hợp.Quy tắc quản lý hồ sơ có sẵn cho công chúng khác nhau theo khu vực.Thư ký hồ sơ công khai thường được dự kiến sẽ có kiến thức về các hồ sơ nào có sẵn để xem xét công khai và những người chỉ có thể được xem bởi những người có trát đòi hầu tòa hoặc phán quyết cho phép phát hành của họ.hoặc tương đương.Kiến thức hoặc kinh nghiệm trong công nghệ máy tính thường được ưa thích.Kỹ năng quan hệ công chúng tốt thường được yêu cầu, cũng như một nền tảng mạnh mẽ trong bảo trì hồ sơ và ghi lại.Kinh nghiệm làm việc trong quan hệ khách hàng hoặc hỗ trợ hành chính được yêu cầu bởi một số nhà tuyển dụng.