Τι είναι η διαχείριση των συμβάσεων;

Ο όρος διαχείριση συμβάσεων χρησιμοποιείται συνήθως σε τμήματα προμηθειών ή αγορών.Στο πλαίσιο των ευθυνών του Τμήματος Προμηθειών, ο Διευθυντής διαπραγματεύεται, δέχεται και υπογράφει συμβάσεις με προμηθευτές αγαθών και υπηρεσιών στον οργανισμό.Η διαχείριση των συμβάσεων είναι η διαδικασία διασφάλισης ότι ο προμηθευτής τιμά τους όρους της σύμβασης που διαπραγματεύονται.Παρόλο που ο ρόλος της προμήθειας στη διαδικασία διαπραγμάτευσης αποτελεί ουσιαστικό μέρος μιας διαδικασίας διαχείρισης κόστους, η διαχείριση των συμβάσεων είναι όπου η πραγματική εξοικονόμηση είτε επιτυγχάνεται είτε χάθηκε.

Οι αποτελεσματικές πρακτικές διαχείρισης των συμβάσεων οδηγούν σε χαμηλότερα λειτουργικά έξοδα, αποτελεσματικές υπηρεσίες και ισχυρότερεςθέση διαπραγμάτευσης κατά τον επόμενο γύρο των διαπραγματεύσεων.Η διαχείριση των συμβάσεων περιλαμβάνει τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των συμβάσεων, που ενεργεί ως πρωταρχική επαφή για θέματα που σχετίζονται με την επίλυση υπηρεσιών και των διαφορών, καθώς και τη διαχείριση τυχόν πληρωμών ή ρήτρες που διαπραγματεύονται στη σύμβαση.Γενικά, η διαχείριση των συμβάσεων μπορεί να αναλυθεί σε τρεις κύριους τομείς: κατώτατα όρια, εκπτώσεις και ρήτρες απόδοσης.

Το όριο είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό συγκεκριμένων στόχων δαπανών δολαρίων, συναλλαγών ή μονάδων που αγοράστηκαν.Αυτά τα κατώτατα όρια είναι συνήθως συνδεδεμένα με εκπτώσεις σε δολάρια στην τιμή αγοράς και βασίζονται συχνά στον αριθμό των παραγγελιών που λαμβάνονται εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.Στο πλαίσιο της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, τα όρια χρησιμοποιούνται συχνά για να απαιτήσουν ακόμη βαθύτερες εκπτώσεις από ό, τι ο προμηθευτής κανονικά θα παρέχει.Καθώς ο όγκος αυξάνεται, ο προμηθευτής έχει το κίνητρο και την ικανότητα να μειώσει την τιμή, καθώς το κόστος του μειώνεται.

Οι εκπτώσεις χρησιμοποιούνται ως ανταμοιβή ή κίνητρο για τον προμηθευτή για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.Για παράδειγμα, ένα αρτοποιείο μπορεί να διαπραγματευτεί για να αγοράσει μια συγκεκριμένη ποσότητα αλεύρου για μια καθορισμένη χρονική περίοδο.Οποιεσδήποτε πρόσθετες, μη προγραμματισμένες αιτήσεις που έχουν ολοκληρωθεί εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου είναι επιλέξιμα για έκπτωση στον προμηθευτή.Το τιμολόγιο είναι για το τυπικό ποσό, αλλά η έκπτωση υπολογίζεται και επιστρέφει στον προμηθευτή ως ανταμοιβή για την επίτευξη άμεσης ανάγκης.Αυτή η ευελιξία βρίσκεται συχνά σε ευαίσθητα στο χρόνο περιβάλλοντα, όπου η σύμβαση αφορά ένα τυπικό χρονοδιάγραμμα παράδοσης, αλλά απαιτείται πρόσθετη ευελιξία για την κάλυψη των επιχειρηματικών απαιτήσεων.

Οι ρήτρες απόδοσης βασίζονται σε μετρήσιμα στοιχεία που είναι κρίσιμα για τη λειτουργία της επιχείρησης.Οι συνήθεις ρήτρες βασίζονται στην παράδοση εντός ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου, στην τιμολόγηση σε ένα καθορισμένο εύρος ημερομηνιών, στις ημερομηνίες παράδοσης αναφοράς και στο ποσοστό ολοκλήρωσης για κατασκευαστικά έργα.Ο σκοπός μιας ρήτρας απόδοσης είναι να δημιουργηθεί μια αποδεκτή μέθοδος μέτρησης μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη.Αυτές οι ρήτρες συχνά συνδέονται με κυρώσεις ή ανταμοιβές, ανάλογα με τη βιομηχανία.

Η αποτελεσματική διαχείριση των συμβάσεων περιλαμβάνει την καθημερινή παρακολούθηση της δραστηριότητας, τη διαχείριση των επιδόσεων και την παρακολούθηση με τον προμηθευτή.Μόνο μέσω μιας ενεργού διαδικασίας διαχείρισης συμβάσεων μπορεί η εταιρεία να διεκδικήσει οφέλη που περιλαμβάνονται στη σύμβαση.Αυτά τα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν ρήτρες πρώιμης απελευθέρωσης, πρόσθετες μειώσεις πληρωμών και άλλες κυρώσεις.