Quản lý hợp đồng là gì?

Quản lý hợp đồng thường được sử dụng trong các bộ phận mua sắm hoặc mua hàng.Là một phần của trách nhiệm của bộ phận mua sắm, người quản lý đàm phán, chấp nhận và ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho tổ chức.Quản lý hợp đồng là quá trình đảm bảo rằng nhà cung cấp tôn vinh các điều khoản hợp đồng được đàm phán của họ.Mặc dù vai trò của việc mua sắm trong quy trình đàm phán là một phần thiết yếu của quy trình quản lý chi phí, quản lý hợp đồng là nơi tiết kiệm thực tế đạt được hoặc bỏ lỡ. Thực hành quản lý hợp đồng hiệu quả dẫn đến chi phí vận hành thấp hơn, dịch vụ hiệu quả và mạnh mẽ hơnVị trí thương lượng trong vòng đàm phán tiếp theo.Quản lý hợp đồng bao gồm đảm bảo tuân thủ hợp đồng, đóng vai trò liên hệ chính cho các vấn đề liên quan đến dịch vụ và giải quyết tranh chấp, cũng như quản lý bất kỳ khoản thanh toán hoặc điều khoản nào được đàm phán vào hợp đồng.Nói chung, quản lý hợp đồng có thể được chia thành ba lĩnh vực chính: ngưỡng, giảm giá và điều khoản hiệu suất.Ngưỡng là một thuật ngữ được sử dụng để xác định các mục tiêu cụ thể của chi tiêu đô la, giao dịch hoặc đơn vị đã mua.Các ngưỡng này thường được gắn với giảm giá đô la trên giá mua và thường dựa trên số lượng đơn đặt hàng nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể.Là một phần của quá trình đàm phán, các ngưỡng thường được sử dụng để yêu cầu giảm giá sâu hơn so với nhà cung cấp thường sẽ cung cấp.Khi khối lượng tăng, nhà cung cấp có động lực và khả năng giảm giá, khi chi phí của nó giảm.

giảm giá được sử dụng như một phần thưởng hoặc khuyến khích nhà cung cấp để đáp ứng các mục tiêu cụ thể.Ví dụ, một tiệm bánh có thể đàm phán để mua một lượng bột cụ thể trong một khoảng thời gian định.Bất kỳ yêu cầu bổ sung, không theo lịch trình nào được hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể đều đủ điều kiện để giảm giá cho nhà cung cấp.Hóa đơn dành cho số tiền tiêu chuẩn, nhưng giảm giá được tính toán và trả lại cho nhà cung cấp như một phần thưởng cho việc đáp ứng nhu cầu ngay lập tức.Tính linh hoạt này thường được tìm thấy trong môi trường nhạy cảm với thời gian, trong đó hợp đồng dành cho lịch trình giao hàng tiêu chuẩn, nhưng cần có thêm tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.Các mệnh đề hiệu suất dựa trên các mục có thể đo lường được quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp.Các điều khoản phổ biến dựa trên việc giao hàng trong một khung thời gian cụ thể, lập hóa đơn trong phạm vi ngày đã đặt, đáp ứng ngày phân phối điểm chuẩn và tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho các dự án xây dựng.Mục đích của một điều khoản hiệu suất là thiết lập một phương pháp đo được chấp nhận giữa nhà cung cấp và khách hàng.Các điều khoản này thường được gắn với các hình phạt hoặc phần thưởng, tùy thuộc vào ngành công nghiệp. Quản lý hợp đồng hiệu quả liên quan đến theo dõi hoạt động hàng ngày, quản lý hiệu suất và theo dõi với nhà cung cấp.Chỉ thông qua quy trình quản lý hợp đồng tích cực, công ty mới có thể yêu cầu bất kỳ lợi ích nào trong hợp đồng.Những lợi ích này có thể bao gồm các điều khoản phát hành sớm, giảm thanh toán bổ sung và các hình phạt khác.