Apa itu manajemen kontrak?

Manajemen Kontrak Istilah biasanya digunakan dalam departemen pengadaan atau pembelian.Sebagai bagian dari tanggung jawab departemen pengadaan, manajer bernegosiasi, menerima, dan menandatangani kontrak dengan pemasok barang dan jasa kepada organisasi.Manajemen kontrak adalah proses memastikan bahwa pemasok menghormati ketentuan kontrak yang dinegosiasikan.Meskipun peran pengadaan dalam proses negosiasi adalah bagian penting dari proses manajemen biaya, manajemen kontrak adalah di mana penghematan aktual dicapai atau dilewatkan.Posisi tawar -menawar selama putaran negosiasi berikutnya.Manajemen kontrak termasuk memastikan kepatuhan kontrak, bertindak sebagai kontak utama untuk masalah yang terkait dengan layanan dan penyelesaian sengketa, serta mengelola pembayaran atau klausa yang dinegosiasikan ke dalam kontrak.Secara umum, manajemen kontrak dapat dipecah menjadi tiga bidang utama: ambang batas, rabat, dan klausa kinerja.

Ambang batas adalah istilah yang digunakan untuk menentukan target spesifik pengeluaran dolar, transaksi, atau unit yang dibeli.Ambang batas ini biasanya terkait dengan diskon dolar pada harga pembelian dan sering didasarkan pada jumlah pesanan yang diterima dalam periode waktu tertentu.Sebagai bagian dari proses negosiasi, ambang batas sering digunakan untuk menuntut diskon yang lebih dalam dari yang biasanya disediakan pemasok.Ketika volume meningkat, pemasok memiliki motivasi dan kapasitas untuk mengurangi harga, saat biayanya menurun.

Rabat digunakan sebagai hadiah atau insentif kepada pemasok untuk memenuhi target tertentu.Misalnya, sebuah toko roti dapat bernegosiasi untuk membeli jumlah tepung tertentu selama periode waktu yang ditentukan.Setiap permintaan tambahan yang tidak dijadwalkan yang diselesaikan dalam periode waktu tertentu memenuhi syarat untuk rabat ke pemasok.Faktur adalah untuk jumlah standar, tetapi rabat dihitung dan dibayar kembali ke pemasok sebagai hadiah untuk memenuhi kebutuhan mendesak.Fleksibilitas ini sering ditemukan di lingkungan yang sensitif terhadap waktu, di mana kontrak untuk jadwal pengiriman standar, tetapi fleksibilitas tambahan diperlukan untuk memenuhi persyaratan bisnis.

Klausul kinerja didasarkan pada item terukur yang sangat penting untuk pengoperasian bisnis.Klausa umum didasarkan pada pengiriman dalam kerangka waktu tertentu, faktur dalam kisaran tanggal yang ditetapkan, memenuhi tanggal pengiriman patokan, dan persentase penyelesaian untuk proyek konstruksi.Tujuan dari klausa kinerja adalah untuk mengatur metode pengukuran yang diterima antara pemasok dan pelanggan.Klausul ini sering dikaitkan dengan hukuman atau penghargaan, tergantung pada industri.

Manajemen kontrak yang efektif melibatkan pelacakan aktivitas harian, manajemen kinerja, dan tindak lanjut dengan pemasok.Hanya melalui proses manajemen kontrak aktif, perusahaan dapat mengklaim manfaat apa pun yang termasuk dalam kontrak.Manfaat ini dapat mencakup klausa rilis awal, pengurangan pembayaran tambahan, dan hukuman lainnya.