Τι είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων;

Ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι η χρήση πολλαπλών προσωπικού για την εκτέλεση εργασιών για να περιορίσουν τις πιθανότητες απάτης, κλοπής και σφαλμάτων.Με το σπάσιμο μιας εργασίας σε εξαρτήματα που χειρίζονται από διαφορετικά μέλη του προσωπικού, μια εταιρεία μπορεί να αποτρέψει τις ανεπιθύμητες δραστηριότητες και να ασκήσει καλύτερους ελέγχους ποιότητας.Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο σε μια μικρή εταιρεία όπου η στελέχωση μπορεί να είναι πολύ περιορισμένη, αλλά σε μεγάλες εταιρείες μπορεί να αποτελέσει κρίσιμο μέρος ενός προγράμματος ασφαλείας.Σε ορισμένες περιοχές, οι νόμοι προβάλλουν συγκεκριμένα τον διαχωρισμό των καθηκόντων για ευαίσθητα καθήκοντα.Σε ένα ιδιαίτερα σημαντικό παράδειγμα, ο καπετάνιος ενός πλοίου δεν μπορεί να ξεκινήσει πυραύλους κρουαζιέρας χωρίς να ακολουθεί μια πολύ συγκεκριμένη και διαχωρισμένη αλυσίδα εντολής.

Σε ένα χώρο εργασίας όπου χρησιμοποιείται ο διαχωρισμός των καθηκόντων, τα καθήκοντα χωρίζονται σε τρεις διαφορετικές φάσεις.Στην πρώτη φάση, κάποιος πρέπει να εγκρίνει μια δραστηριότητα, όπως την έκδοση ενός υπολογιστή σε ένα νέο μέλος του προσωπικού ή τη δημιουργία μισθών.Στη δεύτερη φάση, κάποιος πρέπει πραγματικά να εκτελέσει την εργασία.Ένα μέλος του τμήματος υπολογιστών παρέχει έναν υπολογιστή στο μέλος του προσωπικού, για παράδειγμα, και το υπάλληλο υπογράφει γι 'αυτό.Τέλος, το τρίτο στοιχείο περιλαμβάνει τον έλεγχο για να βεβαιωθεί ότι η εργασία πραγματοποιήθηκε κατάλληλα.

Ο διαχωρισμός των καθηκόντων απαιτεί διαφορετικό μέλος του προσωπικού σε κάθε σημείο.Τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για εξουσιοδοτήσεις δεν μπορούν πραγματικά να εκτελούν δραστηριότητες, περιορίζοντας έτσι τις πιθανότητες όπου οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να αναλάβουν τη δική τους πρωτοβουλία για να κάνουν πράγματα όπως η συλλογή κεφαλαίων από την εταιρεία.Η διατήρηση του ελέγχου ξεχωριστών σημαίνει ότι πριν από την εξουσιοδότηση μιας εργασίας, ένας υπάλληλος πρέπει να βεβαιωθεί ότι είναι κατάλληλο, καθώς ο ελεγκτής θα το επισημάνει εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα.Ομοίως, ο διαχωρισμός των ελεγκτών και των ατόμων που ολοκληρώνουν τα καθήκοντα σημαίνει ότι ένα ξεχωριστό μέλος του προσωπικού διερευνά τις αξιώσεις για ακατάλληλα ολοκληρωμένα καθήκοντα και τους περιοδικά ελέγχους της απόδοσης των καθηκόντων για να διασφαλιστεί ότι δεν είναι τα μέλη του προσωπικού εκτός του πεδίου εφαρμογής τους.

Για λογιστική, ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναικρίσιμος.Αυτό περιορίζει τις πιθανότητες για οικονομική απάτη και παρέχει επίσης έναν μηχανισμό για τη σύλληψη σφαλμάτων.Το άτομο που κόβει τους μισθούς, για παράδειγμα, θα μπορούσε να ζητήσει επιβεβαίωση σε έναν ασυνήθιστα μεγάλο ή μικρό έλεγχο.Η διατήρηση της λογιστικής ακεραιότητας είναι σημαντική για τις εταιρείες όλων των μεγεθών και ο διαχωρισμός των καθηκόντων διευκολύνει τον έλεγχο και τον έλεγχο του λογιστικού συστήματος.

Αυτό είναι επίσης σημαντικό για τη γενική ασφάλεια, ασφάλεια και απόδοση.Ο διαχωρισμός των καθηκόντων παίζει ρόλο στο πάτωμα του εργοστασίου, στις στρατιωτικές επιχειρήσεις και σε δραστηριότητες όπως η ασφάλεια των πληροφοριών.Εάν μια επιχείρηση έχει οποιεσδήποτε καταστάσεις όπου ένα άτομο θα μπορούσε να κάνει κάτι και να εξασφαλίσει ότι δεν ανιχνεύεται, αυτό αντιπροσωπεύει μια απειλή ασφάλειας και ζητά αξιολόγηση για να διαπιστωθεί εάν είναι δυνατόν να τεθεί σε ισχύ ο διαχωρισμός των καθηκόντων.