Τι είναι ένα μαλακό αντίγραφο;

Ένα μαλακό αντίγραφο είναι ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου.Αντίθετα με ένα έντυπο αντίγραφο, ένα έγγραφο που εκτυπώνεται σε χαρτί ή άλλο μέσο.Τα μαλακά αντίγραφα είναι εύκολο να μεταφερθούν, να διανεμηθούν, να μοιραστούν και να χειριστούν mdash;Όλα τα πιθανά μειονεκτήματα ή πλεονεκτήματα, ανάλογα με το εμπλεκόμενο έγγραφο.Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να δημιουργήσουν σκληρά αντίγραφα, εκτυπώνοντας ένα αντίγραφο του εγγράφου.Πολλά γραφεία χωρίς χαρτί ή χαμηλής απόστασης βασίζονται σε μαλακά αντίγραφα για την επικοινωνία και την ανταλλαγή πληροφοριών.

Τα μαλακά αντίγραφα μπορούν τυπικά να ανοίξουν σε μια ποικιλία προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου.Για πρόσθετη ασφάλεια, ένα έγγραφο μπορεί να αποθηκευτεί σε μορφή μόνο ανάγνωσης.Αυτό θα επιτρέψει στους ανθρώπους να το δουν, αλλά να μην αλλάξουν το μαλακό αντίγραφο.Σε περιπτώσεις όπου οι άνθρωποι ανησυχούν για τα δεδομένα που αλλάζουν ή χειραγωγούνται από άτομα που έχουν πρόσβαση στο αρχείο, αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο.Ορισμένα προγράμματα διατηρούν επίσης τα αρχεία καταγραφής αλλαγών, επιτρέποντας στους ανθρώπους να παρακολουθούν τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο, να τα επιστρέψουν εάν είναι επιθυμητό να αποκαταστήσουν το έγγραφο σε ένα προηγούμενο σημείο.

Οι άνθρωποι με μαλακά αντίγραφα μπορούν να τα στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να τα μεταφέρουν σε ένα δίκτυο ήτους σε δίσκο ή φορητό σκληρό δίσκο για να μοιραστείτε.Αυτή η ποικιλία τεχνικών διανομής μπορεί να είναι χρήσιμη και μπορεί να επιτρέψει στα γραφεία να εξαλείψουν τα έξοδα όπως τα μηχανήματα φαξ και οι ταχυμεταφορές.Τα μαλακά αντίγραφα δεν έχουν γενικά την ίδια νομική θέση με έντονα αντίγραφα λόγω της πιθανότητας αλλαγής, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τις περισσότερες δραστηριότητες σε ένα γραφείο, συμπεριλαμβανομένων των πραγμάτων όπως η αποστολή μαλακών αντιγράφων μιας σύμβασης εμπρός και πίσω για επεξεργασία και έγκριση, με τους ανθρώπους να αναθεωρούν προσεκτικά το έντυπο αντίγραφο πριν υπογράψουν για να βεβαιωθείτε ότι περιέχει τις αλλαγές που θέλουν.μια οθόνη σε παρουσίαση ή συμβάν.Η δυνατότητα να κάνετε επεξεργασίες μέχρι την τελευταία στιγμή μπορεί να είναι χρήσιμη για τους ανθρώπους που θέλουν χρόνο να τελειοποιήσουν τις παρουσιάσεις τους και που μπορεί να χρειαστεί να κάνουν αλλαγές τελευταίας στιγμής για να φιλοξενήσουν μεταβαλλόμενες πληροφορίες και άλλα θέματα.Οι δάσκαλοι συχνά αποθηκεύουν υλικά στην τάξη σε μορφή μαλακής αντιγραφής, ώστε να μπορούν εύκολα να τα αλλάξουν και να τα επαναχρησιμοποιήσουν για μαθήματα.

Για γραφεία όπου ο χώρος είναι σημαντικός, η μετάβαση εξ ολοκλήρου ή ως επί το πλείστον ηλεκτρονικά μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη.Οι άνθρωποι μπορούν να αναθεωρήσουν τα υλικά σε μαλακό αντίγραφο και να αποφύγουν τη δημιουργία μεγάλων όγκων χαρτιού που θα απαιτούν αποθήκευση.Εάν η ασφάλεια αποτελεί ανησυχία, μπορούν να δημιουργηθούν ηλεκτρονικά μέτρα ασφαλείας ώστε να παρέχουν όσο το δυνατόν περισσότερη προστασία σε μαλακά αντίγραφα.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εργαλεία όπως απομακρυσμένα αντίγραφα ασφαλείας για να εξοικονομήσετε αντίγραφα σε περίπτωση πυρκαγιών, ιών και άλλων προβλημάτων.